Una hoja de pedido en Word es el documento comercial por el que un vendedor (comercio, restaurante, empresa de catering, mayorista) documenta el pedido de un cliente con detalle de productos o servicios, precio, condiciones de entrega, forma de pago y aceptación. Se apoya en el Código de Comercio (arts. 51 y 325-336), en el Código Civil (arts. 1445-1533 compraventa), en la LGDCU RDLeg 1/2007 (para consumidores finales · desistimiento 14 días art. 71 y garantía 3 años art. 120 modif. Ley 7/2021), en la Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), y en el Reglamento (UE) 1169/2011 sobre información al consumidor de alimentos (declaración obligatoria de 14 alérgenos en hostelería).
Estas seis plantillas en Word cubren los casos más habituales: comercial para tiendas físicas y online con derechos del consumidor completos; restaurante con comanda por mesa y declaración de 14 alérgenos obligatoria; evento catering con reserva escalonada y flexibilidad +/- 10% comensales; mayorista con precios por volumen y rappels; simple de 1 página para pedidos puntuales; y bilingüe español + inglés para turistas y operaciones cross-border UE con Reverse Charge (art. 84.1.2 Ley 37/1992) o Régimen OSS B2C.
Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los 10 apartados canónicos: número y fecha del pedido con canal (tienda, online, teléfono, WhatsApp); vendedor con CIF y sector; cliente distinguiendo B2C con LGDCU aplicable de B2B; líneas del pedido con SKU, modificaciones (sin gluten, sin lactosa), cantidad, precio unitario, alérgenos declarados Reg. UE 1169/2011 e importe; resumen económico con IVA aplicable (4% alimentos básicos, 10% hostelería/básico, 21% general); entrega/ejecución del pedido con fecha, hora y lugar; forma de pago con reserva y resto (efectivo hasta 1.000 EUR Ley 7/2012, tarjeta, SEPA, Bizum); derechos del consumidor con desistimiento 14 días art. 71 LGDCU, garantía 3 años art. 120, hoja de reclamaciones y plataforma ODR UE 524/2013; cancelación con penalizaciones escalonadas y fuerza mayor art. 1105 CC; facturación conforme al RD 1619/2012 (simplificada o completa según importe y tipo cliente); y protección de datos personales RGPD Art. 6.1.b/c + LOPDGDD 3/2018.
Más abajo te explicamos qué modelo elegir según sector y tipo de cliente, cómo cumplimentarlo correctamente, qué errores generan sanciones (omisión de alérgenos, desistimiento no informado, factura sin datos obligatorios) y qué buenas prácticas siguen los negocios que han conseguido pedidos sin disputas.
Contenido del artículo
6 plantillas de hoja de pedido en Word para comercio y hostelería
Cada modelo está optimizado para A4 vertical conforme al CCom, LGDCU, Ley 37/1992 IVA y Reg. UE 1169/2011 alérgenos.
Hoja de pedido comercial (tienda)
Hoja de pedido comercial con tipografía serif Cambria en formato clásico. Modelo estándar para tiendas físicas y de comercio electrónico que documentan un pedido antes de facturación. Cumple los artículos 325-336 CCom (compraventa mercantil), el RDLeg 1/2007 LGDCU cuando el cliente es consumidor final (derecho de desistimiento 14 días naturales · art. 71 LGDCU en ventas a distancia) y el RD 1619/2012 sobre facturación.
- Cuándo usarla: tiendas físicas que hacen pedidos personalizados (muebles, moda a medida, joyería), e-commerce con producto no disponible en stock (pre-order), y comercios que trabajan con reserva antes de la entrega final.
- Recomendación: informa siempre al consumidor de sus derechos de desistimiento (14 días naturales art. 71 LGDCU) y de garantía legal (3 años en bienes muebles art. 120 LGDCU tras modificación por Ley 7/2021); omitir esta información alarga automáticamente el plazo de desistimiento a 12 meses adicionales (art. 105 LGDCU) y expone a sanciones AECOSAN.
Tamaño: 38.7 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Hoja de pedido restaurante
Hoja de pedido restaurante en sans serif (Calibri 11 pt). Modelo específico para hostelería que documenta pedidos por mesa o cliente delivery: número de mesa, camarero, comensales, platos con modificaciones (sin gluten, sin lactosa, alergias), bebidas, postres. Cumple la Ley 17/2011 seguridad alimentaria y nutrición y el Reglamento (UE) 1169/2011 sobre información al consumidor con declaración obligatoria de 14 alérgenos.
- Cuándo usarla: restaurantes, bares y cafeterías que llevan comanda en papel (formato tradicional) o combinada con POS/TPV digitales (Ágora, Camarero10, Revo, Restb), y empresas de delivery de comida propia (dark kitchens).
- Recomendación: declara los 14 alérgenos obligatorios por plato conforme al Reglamento (UE) 1169/2011 art. 9 (cereales con gluten, crustáceos, huevos, pescado, cacahuetes, soja, leche/lactosa, frutos secos, apio, mostaza, sésamo, sulfitos, altramuces, moluscos); la omisión de información sobre alérgenos es infracción muy grave (LGDCU · sanción hasta 601.012 EUR + responsabilidad civil por daños).
Tamaño: 38.8 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Hoja de pedido evento catering
Hoja de pedido evento catering con acento de color. Modelo específico para celebraciones (bodas, comuniones, bautizos, aniversarios, cenas de empresa, presentaciones corporativas). Incluye datos del evento, número de invitados, menú personalizado, tipología (cóctel, buffet, sentado, mixto), extras (barra libre, montaje, personal), forma de pago escalonada (reserva 20-30% · resto 7 días antes del evento) y cláusula de cancelación por fuerza mayor art. 1105 CC (COVID-19, meteorología adversa extrema).
- Cuándo usarla: empresas de catering, wedding planners y organizadores de eventos que gestionan celebraciones sociales o corporativas con presupuestos personalizados por invitado y cierre con reserva anticipada.
- Recomendación: documenta el número final de comensales con confirmación 7 días antes del evento y cláusula de +/- 10% flexibilidad sin coste adicional; los cambios de última hora con impacto en compras y personal son la principal fuente de disputas en catering corporativo y social.
Tamaño: 38.9 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Hoja de pedido mayorista (distribución)
Hoja de pedido mayorista ejecutiva con banner azul institucional. Modelo profesional para operaciones de distribución mayorista B2B con volúmenes elevados, precio por escalado por cantidades, condiciones logísticas complejas y plazos de entrega distribuidos. Incluye tabla de precios por volumen, descuentos rappel por acumulación mensual, condiciones de aprovisionamiento continuo y logística (transporte contratado con Incoterms 2020).
- Cuándo usarla: empresas de distribución mayorista, fabricantes que suministran a distribuidores retail, importadoras que venden a mayoristas nacionales, y proveedores de HORECA (Hostelería, Restauración y Catering) que gestionan pedidos recurrentes a bares y restaurantes.
- Recomendación: incluye tabla de rappel de descuento por volumen acumulado (mensual/trimestral/anual) vinculado a facturación efectiva no solo a pedidos comprometidos; los rappels sobre pedidos no facturados generan conflictos cuando el cliente cancela pedidos y reclama descuentos que ya no le corresponden.
Tamaño: 39.0 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Hoja de pedido simple
Hoja de pedido simple minimalista con composición tipográfica limpia. Formato reducido de 1 página para pedidos puntuales o productos individuales: reserva de un producto en stock, encargo personalizado sencillo, pre-order sin complicaciones. Adecuado para pequeños comercios y autónomos que necesitan un formato ágil sin sobrecarga.
- Cuándo usarla: pequeños comercios (papelería, ferretería, librería, tienda barrio), autónomos con actividad comercial de baja frecuencia, artesanos que hacen encargos personalizados, y cualquier venta simple B2C o B2B con un solo producto/servicio.
- Recomendación: incluso en pedidos simples informales, envía por email o WhatsApp copia del pedido firmada por ambas partes; el email/mensaje firmado es prueba documental válida del contrato mercantil conforme al art. 51 CCom y a la Ley 6/2020 de servicios electrónicos de confianza (firma electrónica simple).
Tamaño: 38.6 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Hoja de pedido bilingüe (ES + EN)
Hoja de pedido bilingüe español + inglés con cláusulas paralelas para clientes turistas internacionales (Costa del Sol, Costa Blanca, Baleares, Canarias, Madrid, Barcelona), tiendas y hostelería con alta afluencia extranjera, e-commerce cross-border en la UE (con Régimen OSS · One-Stop-Shop) y operaciones intra-comunitarias B2B con Reverse Charge (art. 84.1.2 Ley 37/1992). Los 14 alérgenos declarados en inglés según Reglamento (UE) 1169/2011 obligatorio en toda la UE.
- Cuándo usarla: tiendas y restaurantes turísticos, hoteles y resorts con oferta gastronómica, agencias de eventos que atienden a delegaciones internacionales, e-commerce B2C UE con Régimen OSS y proveedores B2B UE con Reverse Charge.
- Recomendación: mantén la declaración de alérgenos en español e inglés de forma clara y visible; el Reglamento (UE) 1169/2011 es directamente aplicable en todos los Estados miembros y exige claridad de la información al consumidor en el idioma del país (español obligatorio en España + inglés recomendable para turistas). La disponibilidad efectiva del listado de 14 alérgenos es responsabilidad del operador.
Tamaño: 40.0 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Qué modelo de hoja de pedido elegir según sector
El sector y el tipo de cliente determinan cuál de las 6 plantillas usar:
- Si eres tienda física o e-commerce: usa la plantilla #01 (comercial) con derechos del consumidor art. 71 y 120 LGDCU.
- Si eres restaurante o bar: usa la plantilla #02 (restaurante) con comanda por mesa y 14 alérgenos Reg. UE 1169/2011.
- Si organizas eventos catering: usa la plantilla #03 (catering) con reserva escalonada y flexibilidad comensales.
- Si eres mayorista o distribución HORECA: usa la plantilla #04 (mayorista) con precios por volumen y rappels.
- Si es un pedido puntual simple: usa la plantilla #05 (simple) formato 1 página para autónomos y comercios pequeños.
- Si atiendes turistas o vendes en la UE: usa la plantilla #06 (bilingüe ES+EN) con Reverse Charge B2B UE y OSS B2C.
Cómo cumplimentar la hoja de pedido paso a paso
- Selecciona el modelo según sector: comercial, restaurante, catering, mayorista, simple o bilingüe.
- Descarga el
.docxy ábrelo en Word, Google Docs o LibreOffice Writer. - Cumplimenta datos del vendedor y del cliente con CIF, distinguiendo B2C (LGDCU) de B2B.
- Declara todos los 14 alérgenos por plato si es restaurante o catering (Reg. UE 1169/2011).
- Aplica el IVA correcto según producto: 4% alimentos básicos, 10% hostelería/básico, 21% general.
- Informa del derecho de desistimiento 14 días si cliente B2C en venta a distancia (art. 71 LGDCU).
- Informa de la garantía legal 3 años en bienes muebles (art. 120 LGDCU modif. Ley 7/2021).
- Estructura pagos por hitos: reserva 20-30% al firmar + resto al ejecutar/entregar.
- Fija cancelación con penalizaciones escalonadas según antelación al evento o entrega.
- Emite factura conforme al RD 1619/2012: simplificada hasta 400 EUR, completa >3.000 EUR o si B2B.
Errores frecuentes que generan sanciones
- Omisión de alérgenos en hostelería: infracción muy grave LGDCU con sanción hasta 601.012 EUR y responsabilidad civil por daños.
- No informar del derecho de desistimiento: alarga el plazo automáticamente a 12 meses adicionales (art. 105 LGDCU).
- Factura sin datos obligatorios del RD 1619/2012: infracción art. 191 LGT con sanción 150-100.000 EUR.
- Cobrar más de 1.000 EUR en efectivo entre profesional y particular: sanción 25% del importe pagado indebidamente (Ley 7/2012 art. 7).
- No respetar la garantía legal 3 años: reclamable ante AECOSAN/OMIC autonómica con derecho a reparación/sustitución/reducción precio/resolución.
- Cancelación sin cláusula clara: obliga a acudir al art. 1101 CC con carga de la prueba del perjuicio.
Buenas prácticas del comercio
- Digitaliza la comanda con TPV/POS: Ágora, Camarero10, Revo, Restb sincronizan comanda con cocina y facturación.
- Ofrece firma electrónica para pedidos: Signaturit, Autofirma reducen el ciclo de aceptación.
- Publica hoja de reclamaciones en local: obligatorio Ley Autonómica en establecimientos abiertos al público.
- Documenta la lista de 14 alérgenos por escrito: no basta con información verbal en restaurante.
- Adhiérete a la Junta Arbitral de Consumo: reduce el coste de reclamaciones judiciales y refuerza la reputación.
Checklist final antes de aceptar el pedido
Antes de aceptar la hoja de pedido, verifica que: nº y fecha del pedido están asignados; datos vendedor y cliente completos con CIF/DNI si factura; líneas del pedido tienen SKU, cantidad, precio unitario, IVA aplicable e importe; alérgenos declarados si hostelería (Reg. UE 1169/2011); resumen económico correcto (base + IVA + total); fecha de entrega/ejecución fijada; forma de pago con reserva y resto; efectivo <=1.000 EUR (Ley 7/2012); derechos del consumidor informados si B2C (desistimiento 14 días art. 71 LGDCU + garantía 3 años art. 120); cláusula de cancelación con penalizaciones escalonadas; facturación conforme al RD 1619/2012; protección de datos personales RGPD Art. 6.1.b/c + LOPDGDD 3/2018; firma del cliente vinculando al pedido art. 1258 CC.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre hoja de pedido y factura?
La hoja de pedido es el documento pre-factura que documenta el pedido del cliente antes de la entrega (con datos de partes, líneas, precio, entrega y pago). Es contrato conforme al art. 1258 CC. La factura es el documento fiscal obligatorio emitido tras la ejecución del pedido conforme al RD 1619/2012 con datos específicos (nº correlativo, fecha, partes con NIF, descripción, base, IVA, total). La hoja de pedido genera la factura correspondiente pero no la sustituye. En restaurante, la comanda es la hoja de pedido y el ticket/factura es el documento fiscal.
¿Es obligatorio declarar los 14 alérgenos en restaurante?
Sí. El Reglamento (UE) 1169/2011 sobre información al consumidor exige la declaración obligatoria de los 14 alérgenos alimentarios en todas las comidas servidas por profesionales de la restauración: cereales con gluten, crustáceos, huevos, pescado, cacahuetes, soja, leche/lactosa, frutos secos, apio, mostaza, sésamo, sulfitos, altramuces y moluscos. La información debe estar disponible por escrito y de forma clara para el consumidor. La omisión es infracción muy grave con sanciones hasta 601.012 EUR (LGDCU) y responsabilidad civil por daños en caso de reacción alérgica.
¿Cuánto es el plazo de desistimiento en ventas a distancia?
14 días naturales desde la recepción del producto (o desde la firma del contrato en servicios) conforme al art. 71 LGDCU (RDLeg 1/2007). Excepciones del art. 103: bienes personalizados, productos perecederos, servicios ejecutados durante el plazo con consentimiento previo, contenidos digitales suministrados sin soporte material. Si el vendedor no informa expresamente del derecho de desistimiento, el plazo se amplía automáticamente a 12 meses adicionales (art. 105 LGDCU). El coste de devolución corresponde al consumidor salvo pacto en contra.
¿Puedo cobrar en efectivo un pedido de más de 1.000 EUR?
Si el pagador es profesional/empresa y el cobrador es profesional/empresa, no. El art. 7 de la Ley 7/2012 prohíbe pagos en efectivo iguales o superiores a 1.000 EUR entre profesionales (10.000 EUR si el pagador es no residente sin actividad económica en España). La infracción se sanciona con multa del 25% del importe pagado en efectivo. Los medios alternativos legales son transferencia SEPA, tarjeta, Bizum, cheque nominativo, pagaré o confirming.
¿Qué garantía legal tienen los productos que vendo?
3 años en bienes muebles y 10 años en bienes inmuebles conforme al art. 120 LGDCU tras modificación por la Ley 7/2021 (aplicable desde el 1 enero 2022). Cubre defectos de conformidad, funcionamiento, prestaciones y durabilidad. El consumidor puede exigir reparación, sustitución, reducción del precio o resolución del contrato según el orden de preferencia del art. 118. Los primeros 2 años se presume que el defecto existía en la entrega (carga de la prueba al vendedor); en el tercer año, la carga se invierte.
¿Funcionan estas plantillas en Google Docs y LibreOffice Writer?
Sí. Sube el .docx a Google Drive y ábrelo con Google Docs; los 10 apartados canónicos y las tablas de líneas se conservan. En LibreOffice Writer también funciona sin problemas. En Microsoft Word 2016 o posterior es donde mejor se respeta el diseño original. Para comercios con alto volumen de pedidos, conviene combinar estas plantillas Word con software de gestión (TPV/POS Ágora, Camarero10, Revo para restaurante; Prestashop, WooCommerce, Shopify para e-commerce) que automatizan el registro y facturación.