Orden de compra en Word — 6 plantillas B2B editables [2026]

Una orden de compra en Word (Purchase Order · PO) es el documento comercial B2B por el que un comprador formaliza el pedido de bienes o servicios a un proveedor, estableciendo referencia, cantidades, precios, plazos, condiciones de entrega e Incoterms, forma de pago y requisitos de facturación. Su régimen jurídico se encuentra en el Código de Comercio (arts. 244-263 comisión mercantil y arts. 325-336 compraventa mercantil), en el Código Civil (arts. 1445-1533 compraventa), en la Ley 3/2004 de morosidad en operaciones comerciales (modif. Ley 15/2010 · plazo máximo legal B2B 60 días), en la Ley 37/1992 del IVA y su Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), y en los Incoterms 2020 de la Cámara de Comercio Internacional (ICC) para operaciones cross-border.

Estas seis plantillas en Word cubren los casos más habituales: modelo genérico B2B estándar; suministros y materia prima con especificaciones técnicas y tolerancias ISO 2768; recurrente (Blanket PO · acuerdo marco anual con call-off orders y revisión de precios vinculada a IPC o índices sectoriales); corporativa (procurement con controles SOX, segregación de funciones, KYC supplier, cuestionario ESG conforme a Ley 11/2018 y CSRD UE 2022/2464); simple PYME de 1 página; y bilingüe español + inglés con los 11 Incoterms 2020 (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP, FAS, FOB, CFR, CIF), Reverse Charge B2B UE y aplicación supletoria del Convenio de Viena de 1980 sobre Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG).

Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los 10 apartados canónicos: identificación de PO (número trazable PO-año-secuencial, fechas emisión y entrega, estado); comprador con departamento de compras responsable, solicitante interno y autorización superior; vendedor con KYC supplier verificado, ESG completado, certificaciones (ISO 9001/14001/45001, marcado CE, REACH, RoHS) e IBAN validado por doble control; lugar de entrega con Incoterms 2020 y punto exacto; líneas de pedido con referencia SKU, especificaciones técnicas medibles, cantidad, precio unitario, descuento, IVA aplicable e importe total por línea; resumen económico con base imponible desglosada por tipo de IVA (21%, 10%, 4%, exento, Reverse Charge); condiciones de pago con plazo máximo 60 días Ley 3/2004 e interés demora 8% + BCE; facturación con RD 1619/2012 (Facturae, UBL, PEPPOL, FACe), obligatoriedad factura electrónica B2B Ley 18/2022 Crea y Crece y 3-way match (PO + albarán + factura); condiciones especiales (aceptación con inspección 15/30 días art. 336 CCom, devoluciones, garantía art. 1484-1499 CC vicios ocultos, penalizaciones por retraso 1-3%/semana máx 10%); confidencialidad Ley 1/2019 y RGPD Art. 6.1.b/c; ley aplicable (Derecho español, Roma I y CISG internacional).

Más abajo te explicamos qué modelo elegir según el tipo de compra y de proveedor, cómo cumplimentar cada apartado con las referencias legales correctas, qué errores generan disputas o retrasos en pago (PO sin número trazable, IVA aplicado erróneamente, Incoterm mal elegido, ausencia de 3-way match) y qué buenas prácticas siguen los departamentos de procurement que han conseguido órdenes de compra que se convierten en entregas correctas y facturas conciliadas sin fricción.

6 plantillas de orden de compra en Word para operaciones B2B

Cada modelo está optimizado para A4 vertical conforme al Código de Comercio, CC, Ley 37/1992 IVA, Ley 3/2004 morosidad e Incoterms 2020.

Qué modelo de orden de compra elegir según el tipo

El tipo de compra y el tipo de proveedor determinan cuál de las 6 plantillas usar:

• Si necesitas un pedido B2B estándar: usa la plantilla #01 (genérica). Con los 10 apartados canónicos y número de PO trazable para 3-way match.
• Si compras suministros o materia prima: usa la plantilla #02 (suministros). Con especificaciones técnicas medibles, tolerancias ISO 2768, certificaciones (ISO 9001, marcado CE, REACH) e Incoterms.
• Si mantienes acuerdos marco con proveedores: usa la plantilla #03 (Blanket PO). Con call-off orders, volúmenes mín/máx anuales y revisión de precios vinculada a IPC o índices sectoriales.
• Si eres corporación con controles SOX: usa la plantilla #04 (corporativa procurement). Con segregación de funciones (solicitante ≠ aprobador ≠ receptor), KYC supplier y cuestionario ESG conforme a Ley 11/2018 y CSRD UE 2022/2464.
• Si eres autónomo o PYME sin ERP: usa la plantilla #05 (simple PYME). Formato reducido de 1 página con los datos esenciales para compras puntuales.
• Si tu operación es internacional: usa la plantilla #06 (bilingüe ES+EN con Incoterms 2020). Los 11 términos (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP, FAS, FOB, CFR, CIF) explicados con Reverse Charge B2B UE y aplicación CISG.

Cómo cumplimentar la orden de compra paso a paso

1. Selecciona el modelo según tipo de compra y proveedor: genérica, suministros, blanket recurrente, corporativa procurement, simple PYME o bilingüe con Incoterms.
2. Descarga el .docx y ábrelo en Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Los tres respetan A4 vertical con los 10 apartados.
3. Asigna número de PO trazable: formato PO-2026-XXXX desde el ERP o secuencia manual. El número debe ser único, correlativo y referenciable por el proveedor en la factura para 3-way match (PO + albarán + factura).
4. Documenta comprador y proveedor con KYC completo: razón social, CIF, IAE, certificaciones ISO, IBAN verificado por doble control (llamada telefónica al proveedor + email confirmando IBAN), cuestionario ESG para CSRD si aplica.
5. Fija lugar de entrega con Incoterm 2020: selecciona el término adecuado según reparto de responsabilidades (EXW mínimo vendedor · DDP máximo vendedor incluidos aranceles). Documenta el punto exacto de entrega según el Incoterm elegido.
6. Detalla líneas de pedido con especificaciones medibles: SKU, descripción, tolerancias ISO 2768 en dimensiones, calidad requerida, packaging, cantidad, unidad de medida, precio unitario, IVA (21% general, 10% servicios específicos, 4% productos de primera necesidad, exento art. 20-25 o Reverse Charge B2B UE).
7. Fija plazo de pago máximo 60 días Ley 3/2004: modif. Ley 15/2010 para B2B. Interés de demora 8% sobre tipo BCE (art. 7) + costes de cobro (art. 8) por retraso. Ofrece descuento por pronto pago si tu política lo permite.
8. Cita RD 1619/2012 y factura electrónica: la factura debe cumplir con el Reglamento de Facturación (nº correlativo, fecha, partes con NIF, descripción, base, IVA, total). Factura electrónica obligatoria B2B desde 2025 conforme a Ley 18/2022 Crea y Crece por desarrollo reglamentario.
9. Exige referencia a la PO en la factura: sin referencia a la PO, la factura debe devolverse al proveedor. Facilita el 3-way match automático en el ERP y reduce el tiempo de conciliación de días a horas.
10. Aplica segregación de funciones SOX si corporativa: solicitante ≠ aprobador ≠ receptor de mercancía ≠ aprobador de factura. Sin segregación, el fraude en compras es la principal fuente de pérdidas según ACFE Report to the Nations.

Errores frecuentes que generan disputas o retrasos en pago

• PO sin número trazable o duplicado: provoca imposibilidad de 3-way match automático, retrasos en el pago al proveedor y desconciliación en el ERP. El número debe ser único, correlativo y de formato consistente.
• IVA aplicado erróneamente: aplicar IVA 21% a operación B2B UE (que debería llevar 0% con Reverse Charge · art. 84.1.2 Ley 37/1992) o viceversa genera infracción tributaria (art. 191 LGT) con sanción 50-150% del importe defraudado.
• Incoterm mal elegido: si el comprador cree que compra en DDP (proveedor asume aranceles) pero el proveedor factura en DAP (comprador asume aranceles), aparece disputa sobre quién paga el DUA e IVA de importación. Los Incoterms 2020 son el estándar internacional; usa la última versión.
• Especificaciones técnicas vagas o cualitativas: ‘calidad estándar’ o ‘dimensiones habituales’ genera aceptaciones conflictivas y devoluciones. Documenta tolerancias medibles conforme a ISO 2768 y otras normas específicas del sector.
• Plazo de pago >60 días B2B: incumple la Ley 3/2004 modif. Ley 15/2010 que fija el plazo máximo legal en 60 días para operaciones B2B. Un plazo mayor es nulo y el proveedor puede exigir el pago a 60 días con intereses de demora.
• Ausencia de 3-way match: pagar una factura sin conciliación PO + albarán + factura expone a fraude interno y externo. Es un control interno básico exigido por auditorías financieras y sanciona la desviación entre lo pedido y lo facturado.
• Sin segregación de funciones SOX en corporativa: la misma persona que solicita, autoriza, recibe y aprueba la factura puede fraudulentamente pedir a proveedores ficticios. El ACFE Report to the Nations documenta que el fraude en compras es la principal fuente de pérdidas por fraude en empresas medianas y grandes.
• Sin cláusula de penalización por retraso: sin penalización explícita, el proveedor no tiene incentivo económico para cumplir el plazo pactado y el comprador debe recurrir al art. 1101 CC (indemnización) con carga de la prueba del perjuicio.

Buenas prácticas del departamento de compras

• Automatiza la generación de PO desde el ERP: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Odoo, Holded, A3 ERP generan PO con número correlativo, conciliación 3-way match y trazabilidad completa. Coste inicial mayor pero elimina errores manuales y acelera el ciclo P2P (Procure-to-Pay).
• Verifica el IBAN del proveedor por doble control: llamada telefónica al proveedor + email confirmando IBAN + factura recibida con mismo IBAN. Cambios de IBAN sin verificación son puerta de entrada del fraude por email spoofing (Business Email Compromise · BEC) que según FBI IC3 costó >2.700 M USD en 2022.
• Establece umbrales de autorización escalonados: PO <5.000 EUR mando intermedio, 5.000-25.000 EUR jefe departamento, 25.000-100.000 EUR director de área, 100.000-500.000 EUR CFO/DG, >500.000 EUR Comité Dirección o Consejo. Reduce riesgo de compromiso económico no autorizado.
• Firma electrónica con eIDAS: Adobe Sign, DocuSign, Signaturit, Autofirma con certificado FNMT o DNIe permiten firma con validez jurídica plena (art. 25 eIDAS UE 910/2014). Reduce el ciclo de aprobación y documenta acuse de recepción con timestamp.
• Auditoría anual de proveedores estratégicos: revisar solvencia (Iberinform, Informa D&B, Axesor), cumplimiento normativo, certificaciones al día (ISO 9001/14001/45001), políticas ESG y prevención de blanqueo (Ley 10/2010) reduce riesgo de interrupción de suministro y sanciones por cadena de proveedores.

Checklist final antes de enviar al proveedor

Antes de enviar la orden de compra al proveedor, verifica que: el número de PO es trazable (PO-año-secuencial); las fechas de emisión y entrega están fijadas; los datos del comprador están completos (razón social, CIF, departamento compras, solicitante interno, autorización superior si supera umbral); los datos del proveedor incluyen KYC supplier verificado, certificaciones (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, marcado CE, REACH, RoHS), cuestionario ESG completado si CSRD aplicable, e IBAN verificado por doble control; el lugar de entrega está detallado con dirección completa, almacén, horario y persona de contacto en recepción; hay Incoterm 2020 elegido con punto exacto de entrega; las líneas de pedido tienen referencia SKU, descripción, especificaciones técnicas medibles (tolerancias ISO 2768), cantidad, unidad, precio unitario, descuento, IVA aplicable e importe total por línea; el resumen económico incluye subtotal, descuento comercial adicional, portes, base imponible desglosada por tipo de IVA (21%, 10%, 4%, exento, Reverse Charge) y total a pagar; el plazo de pago es <=60 días naturales (Ley 3/2004 modif. Ley 15/2010); el método de pago está definido (transferencia SEPA, confirming, factoring) con IBAN destino y referencia a la PO; hay cláusula de interés de demora 8% + BCE (art. 7 Ley 3/2004); la facturación exige factura electrónica (Facturae, UBL, PEPPOL) si aplica (Ley 18/2022 Crea y Crece) con referencia obligatoria a la PO; hay 3-way match documentado con tolerancia máxima 3% en cantidad/precio; hay aceptación con inspección de calidad en 15/30 días (art. 336 CCom) con derecho a devolución sin coste; garantía del producto (art. 1484-1499 CC vicios ocultos); penalizaciones por retraso imputable al proveedor (1-3%/semana máx 10%) con fuerza mayor art. 1105 CC; confidencialidad Ley 1/2019 (3 años); protección datos RGPD Art. 6.1.b/c + LOPDGDD 3/2018 conservación 4 años; ley aplicable Derecho español (Roma I y CISG internacional); jurisdicción Juzgados de la ciudad correspondiente; autorización interna SOX (solicitante ≠ aprobador ≠ receptor ≠ aprobador factura); firma del comprador si corporativa o estratégica.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el 3-way match y por qué es importante?

El 3-way match (conciliación de tres vías) es el proceso de control interno que verifica la coincidencia entre tres documentos antes de autorizar el pago de una factura: (1) la Orden de Compra (PO) con las condiciones acordadas (referencia, cantidad, precio, plazo, Incoterm); (2) el Albarán de entrega firmado que acredita la recepción efectiva de la mercancía o del servicio; (3) la Factura del proveedor que solicita el cobro. Si los tres documentos coinciden (con tolerancia máxima habitual del 3% en cantidad o precio), el pago se procesa automáticamente. Si hay discrepancias, se genera excepción para revisión manual. Es un control interno básico exigido por auditorías financieras conforme al COSO Framework, SOX (Sarbanes-Oxley Act para cotizadas en EEUU y filiales) y a las buenas prácticas de gobierno corporativo. Previene pagos duplicados, facturación fraudulenta y sobrecostes por precios incorrectos.

¿Cuál es el plazo máximo legal de pago en operaciones B2B?

En España, el plazo máximo legal de pago en operaciones comerciales B2B es de 60 días naturales desde la fecha de recepción de las mercancías o la prestación de los servicios, conforme al artículo 4 de la Ley 3/2004 sobre lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, modificada por la Ley 15/2010 (que redujo el plazo desde los 90 días previos). Excepcionalmente, las partes pueden pactar plazos de hasta 60 días si el pacto no es abusivo. En pagos de Administración Pública a empresas, el plazo es 30 días naturales (art. 198 Ley 9/2017 Contratos Sector Público). Los intereses de demora aplicables son 8% sobre el tipo de referencia del BCE (art. 7) más 40 EUR de costes de cobro (art. 8) por cada factura impagada en plazo. La Ley 18/2022 ‘Crea y Crece’ refuerza los instrumentos de lucha contra la morosidad obligando a factura electrónica B2B.

¿Qué diferencia hay entre EXW y DDP en Incoterms 2020?

Los Incoterms 2020 son 11 términos comerciales estándar publicados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC) que definen las responsabilidades del vendedor y del comprador en operaciones internacionales. EXW (Ex Works · en fábrica): el vendedor pone la mercancía a disposición del comprador en su propio domicilio; el comprador asume todos los costes y riesgos desde ese punto (carga, transporte, seguro, aranceles, IVA importación, descarga). Es el término con mínima obligación para el vendedor. DDP (Delivered Duty Paid · entregada derechos pagados): el vendedor asume todos los costes y riesgos hasta entregar la mercancía en el domicilio del comprador, incluidos transporte, seguro, aranceles, IVA importación y trámites aduaneros del país destino. Es el término con máxima obligación para el vendedor. Entre ellos hay 9 Incoterms intermedios con distinto reparto: FCA, CPT, CIP, DAP, DPU (multimodal) y FAS, FOB, CFR, CIF (marítimo específicamente).

¿Qué es la factura electrónica obligatoria B2B?

La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (‘Crea y Crece’) modificó la Ley 56/2007 de medidas de impulso de la sociedad de la información introduciendo la obligatoriedad progresiva de factura electrónica en operaciones B2B (entre empresas y autónomos) en España. Fases: (1) desde julio 2025 (1 año tras la publicación del reglamento pendiente) para empresas con facturación anual superior a 8 millones EUR; (2) desde julio 2026 (2 años tras el reglamento) para el resto de empresas y autónomos. Los formatos aceptados son Facturae (formato español XML), UBL (Universal Business Language de OASIS), PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) y otros que cumplan con la norma europea EN 16931. La AAPP ya requiere factura electrónica Facturae desde la Ley 25/2013 vía FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Las empresas deben implementar sistemas conforme al plazo aplicable para evitar sanciones.

¿Es obligatorio firmar la PO por ambas partes?

No es obligatorio jurídicamente para compraventas mercantiles ordinarias entre empresas conforme al art. 51 del Código de Comercio (los contratos mercantiles se perfeccionan por el consentimiento) y al art. 1258 del Código Civil (los contratos obligan al cumplimiento no solo de lo expresamente pactado sino de todas las consecuencias que sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley). La aceptación tácita del proveedor tras recibir la PO (mediante confirmación por email en 24-72 horas o mediante el envío de la mercancía) es válida. Sí es recomendable la firma en: compras estratégicas de importe elevado; acuerdos marco (Blanket PO); operaciones internacionales con Incoterms; compras corporativas con controles SOX; y cualquier situación donde la trazabilidad documental sea crítica para posibles disputas posteriores. La firma electrónica cualificada (eIDAS UE 910/2014, art. 25) tiene los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita.

¿Funcionan estas plantillas en Google Docs y LibreOffice Writer?

Sí. Sube el .docx a Google Drive y ábrelo con Google Docs; los 10 apartados canónicos y las tablas de líneas de pedido se conservan. En LibreOffice Writer también funciona sin problemas. En Microsoft Word 2016 o posterior es donde mejor se respeta el diseño original. Para grandes corporaciones que gestionan miles de PO mensuales, conviene combinar estas plantillas Word con sistemas de procurement (SAP Ariba, Coupa, Jaggaer, Ivalua, Basware, Zycus) que automatizan la generación de PO, autorizaciones escalonadas, 3-way match, conciliación con ERP y reporting de spend analytics.

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