Planilla RRHH en Word — 6 plantillas para nómina y personal [2026]

Una planilla RRHH en Word es el documento administrativo integral que un departamento de Recursos Humanos, una asesoría laboral o un autónomo utiliza para gestionar la vida laboral de sus trabajadores: alta y baja en la Seguridad Social vía Sistema RED / SILTRA, contrato de trabajo, ficha personal, nómina mensual conforme al modelo oficial del recibo salarial (Orden ESS/2098/2014), registro horario diario obligatorio (RD-ley 8/2019 y art. 34.9 ET desde el 12 de mayo de 2019), retención IRPF (Ley 35/2006), vacaciones y ausencias, formación en PRL (Ley 31/1995 arts. 18-19) y evaluación de desempeño.

Estas seis plantillas en Word cubren los usos más habituales en la gestión de RRHH: modelo consolidado integral con los 10 bloques canónicos para empresas medianas; nómina mensual con el recibo salarial oficial de la Orden ESS/2098/2014; control horario diario específico para el cumplimiento del RD-ley 8/2019; evaluación de desempeño anual con OKR (Objectives and Key Results), competencias y feedback 360; simple para PYMES y autónomos con equipo de 1-9 trabajadores; y bilingüe español + inglés para multinacionales con filial en España, expatriados en régimen Beckham reformado por la Ley 28/2022 de startups (art. 93 LIRPF).

Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los 10 apartados canónicos: identificación de la empresa (razón social, CIF, CCC, régimen SS, convenio colectivo aplicable); ficha personal del trabajador (datos identificativos, NAF, situación familiar IRPF); contrato de trabajo (tipo ET modif. RDL 32/2021, categoría, período de prueba, jornada, teletrabajo); alta en la Seguridad Social (grupo cotización, bases, tipos, mutua colaboradora); retribución (salario base art. 26 ET, complementos, pagas extraordinarias art. 31, SMI); recibo salarial mensual conforme a la Orden ESS/2098/2014 con devengos, deducciones (SS 4,70% CC + desempleo + FP + MEI, IRPF Ley 35/2006 art. 82) y líquido a percibir; registro horario diario del RD-ley 8/2019 con conservación 4 años (art. 34.9 ET); vacaciones y ausencias con baja médica (IT); formación y PRL (evaluación de riesgos, EPI, reconocimiento médico art. 22 LPRL, bonificación FUNDAE Ley 30/2015); evaluación de desempeño anual con OKR, competencias y plan de desarrollo; y baja en la empresa con causa (art. 49 ET), indemnización (arts. 53 y 56 ET) y documentación al SEPE (Certific@).

Más abajo te explicamos qué modelo elegir según el tamaño de la empresa y el uso concreto, cómo cumplimentar cada apartado con las referencias normativas actualizadas, qué errores generan responsabilidad laboral y sancionadora (nómina sin bases de cotización, registro horario incumplido, baja sin comunicación al SEPE en plazo) y qué buenas prácticas siguen los departamentos de RRHH que han conseguido convertir la planilla en herramienta viva de cumplimiento normativo y de gestión del talento.

6 plantillas de planilla RRHH en Word para todos los tamaños

Cada modelo está optimizado para A4 vertical conforme al ET RDLeg 2/2015, LGSS RDLeg 8/2015, RD-ley 8/2019 y Orden ESS/2098/2014.

Qué modelo de planilla RRHH elegir según tu necesidad

El tamaño de la empresa y el uso concreto determinan cuál de las 6 plantillas usar:

• Si necesitas una planilla integral: usa la plantilla #01 (consolidada). Integra 10 bloques: ficha, contrato, alta SS, retribución, nómina, registro horario, vacaciones, formación PRL, evaluación y baja.
• Si solo necesitas el recibo salarial mensual: usa la plantilla #02 (nómina). Modelo oficial de la Orden ESS/2098/2014 con devengos, deducciones y líquido a percibir.
• Si necesitas cumplir el registro horario diario: usa la plantilla #03 (control horario). Formato específico para RD-ley 8/2019 con conservación 4 años (art. 34.9 ET).
• Si haces evaluación de desempeño anual: usa la plantilla #04 (evaluación). OKR, competencias, feedback 360 y plan de desarrollo individual.
• Si eres autónomo con equipo pequeño: usa la plantilla #05 (simple PYME). Versión reducida con obligaciones esenciales (alta TGSS, registro horario, PRL básica).
• Si eres multinacional con filial en España: usa la plantilla #06 (bilingüe ES+EN). Con régimen Beckham reformado por Ley 28/2022 y HR reporting a matriz internacional.

Cómo cumplimentar la planilla RRHH paso a paso

1. Selecciona el modelo según tu necesidad: consolidada, nómina, control horario, evaluación, simple PYME o bilingüe.
2. Descarga el .docx y ábrelo en Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Los tres respetan A4 vertical con los apartados y tablas.
3. Cumplimenta la identificación de la empresa: razón social, CIF, Código Cuenta Cotización (CCC), régimen SS aplicable (General/RETA/Hogar), convenio colectivo aplicable (obligatorio en nómina), mes/año.
4. Ficha personal del trabajador con NAF y IRPF: nombre, DNI/NIE, fecha nacimiento, domicilio, IBAN, número afiliación SS (NAF), situación familiar (soltero/casado/con dependientes) para el cálculo IRPF conforme al art. 85 RIRPF.
5. Recoge el tipo de contrato ET modif. RDL 32/2021: indefinido, temporal por producción/sustitución, formativo alternancia/práctica profesional, fijo-discontinuo. Sin categoría/grupo profesional del convenio la nómina no puede calcularse.
6. Comunica el alta en SS por Sistema RED/SILTRA: en las 60 horas anteriores al inicio de la prestación (RD 84/1996). Sin alta previa la Inspección puede sancionar 3.750-12.000 EUR por trabajador (LISOS art. 22).
7. Estructura la retribución conforme al art. 26 ET: salario base según grupo del convenio, complementos personales (antigüedad, idiomas), del puesto (peligrosidad, turnicidad), de cantidad/calidad (incentivos, horas extras máx. 80/año), pagas extras (2 anuales art. 31 ET).
8. Elabora el recibo salarial con la Orden ESS/2098/2014: devengos (percepciones salariales + no salariales), deducciones (SS 4,70% CC + desempleo 1,55%/1,60% + FP 0,10% + MEI 0,12%, IRPF), líquido a percibir. Sin este formato la Inspección puede sancionar 626-6.250 EUR (LISOS art. 7.4).
9. Registra la jornada diariamente: entrada, descansos, salida, horas efectivas, firma diaria del trabajador o sistema biométrico/electrónico con trazabilidad. Conservación 4 años (art. 34.9 ET) para trabajadores, representantes e Inspección.
10. Al cese, calcula finiquito e indemnización correcta: 20 días/año objetivo (art. 53), 33 días/año improcedente desde 2012 (art. 56), 12 días/año fin temporal (art. 49.1.c). Comunica baja SS por RED/SILTRA en 3 días hábiles (RD 84/1996). Entrega finiquito, Certific@ SEPE y modelo 190 retenciones.

Errores frecuentes que generan sanciones laborales

• Alta en Seguridad Social tras el inicio de la prestación: incumple el RD 84/1996 (obligación 60 horas antes). Sanción 3.750-12.000 EUR por trabajador (LISOS art. 22 · falta muy grave). Es una de las infracciones más sancionadas por la Inspección.
• Nómina sin bases de cotización desglosadas: recibo salarial sin bases CC y CP no cumple la Orden ESS/2098/2014. Sanción 626-6.250 EUR (LISOS art. 7.4 · falta grave).
• Registro horario diario incumplido: obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 (RD-ley 8/2019). Sanción 751-7.500 EUR por trabajador (LISOS art. 7.5 · falta grave). Es la infracción laboral más frecuente en inspecciones ordinarias.
• SMI incumplido: pagar por debajo del Salario Mínimo Interprofesional del año (actualizado por Real Decreto anual) sanción 626-6.250 EUR (LISOS art. 7.10) y obliga a regularización con atrasos.
• Baja SS sin comunicar en plazo: la baja debe comunicarse por Sistema RED/SILTRA en 3 días hábiles siguientes al cese (RD 84/1996). Sanción 70-750 EUR (LISOS art. 21 · falta leve).
• No entregar finiquito ni Certific@ al trabajador: obligatorio conforme al art. 49 ET y a la Orden SND/275/2019. Sin Certific@ el trabajador no puede solicitar prestación por desempleo en el SEPE y puede reclamar daños contra la empresa.
• Cotización errónea por grupo profesional: encuadrar al trabajador en grupo de cotización distinto del que corresponde a su categoría profesional (por ejemplo, técnico en grupo 8 en lugar de 1) genera atrasos de cotización, sanciones y descubiertos ante la TGSS. Las bases mínimas y máximas de cotización se publican anualmente en la Ley de Presupuestos.
• Retención IRPF incorrecta: el porcentaje de retención se calcula conforme al RD 439/2007 Reglamento IRPF con las tablas anuales publicadas por la AEAT. Retención insuficiente genera obligación de regularización con intereses de demora al declarar el modelo 190 anual.

Buenas prácticas del departamento de RRHH

• Usa software especializado si tienes más de 5 trabajadores: A3 Nom, Sage 200, SAP HCM, Meta4, Talent Manager, SILAE, holded, Factorial automatizan cálculos, alta/baja SS, generación de recibos oficiales y cumplimiento normativo. El coste (30-100 EUR/mes por empresa) es mínimo comparado con el riesgo sancionador.
• Mantén una carpeta digital por trabajador con estructura estandarizada: contrato, nóminas, certificados retenciones anuales, comunicaciones al SEPE, formación PRL, evaluaciones. La estructura permite responder auditorías de la Inspección de Trabajo o de la AEPD en minutos.
• Actualiza tipos de cotización SS anualmente: los tipos y las bases máximas/mínimas se publican en la Ley de Presupuestos Generales del Estado (BOE) o en Real Decreto específico. En 2026: CC empresa 23,60% + trabajador 4,70% + MEI 0,12% (Mecanismo Equidad Intergeneracional).
• Auditoría laboral externa anual: revisar por despacho laboralista los procedimientos de alta/baja, nóminas, contratos, registro horario y cumplimiento del convenio colectivo detecta problemas antes de una inspección de trabajo. Coste típico 500-3.000 EUR según tamaño empresa.
• Formación continua del responsable de RRHH: la normativa laboral española cambia con frecuencia (último RDL 32/2021 contratación, Ley 15/2022 igualdad, RDL 5/2023 conciliación, Ley 2/2023 whistleblowing, Ley 4/2023 trans/LGTBI). Formación continua evita errores por desconocimiento.

Checklist final antes de cerrar la nómina mensual

Antes de considerar completa la planilla RRHH mensual, verifica que: la identificación de la empresa está completa (razón social, CIF, CCC, régimen SS, convenio, mes/año); la ficha personal del trabajador incluye datos identificativos, NAF, IBAN y situación familiar IRPF; el contrato de trabajo cita el tipo ET modif. RDL 32/2021, categoría del convenio, período de prueba, jornada, acuerdo de teletrabajo si aplica; el alta en SS fue comunicada por Sistema RED/SILTRA 60 horas antes del inicio (RD 84/1996) con grupo de cotización, bases y mutua colaboradora; la retribución sigue el art. 26 ET (base + complementos personales + del puesto + cantidad/calidad + pagas extras art. 31 ET) y cumple el SMI del año; el recibo salarial usa el modelo oficial de la Orden ESS/2098/2014 con devengos, deducciones (SS 4,70% CC + desempleo + FP + MEI 0,12%, IRPF Ley 35/2006 art. 82) y líquido a percibir; el registro horario diario cumple el RD-ley 8/2019 con conservación 4 años (art. 34.9 ET); las vacaciones devengadas y disfrutadas están al día (30 días naturales art. 38 ET o más según convenio); hay registro de ausencias con justificantes y baja médica IT si aplica; la formación en PRL (arts. 18-19 LPRL) está al día con reconocimiento médico (art. 22) y EPI (RD 773/1997); la evaluación de desempeño anual usa OKR y competencias con separación de la revisión salarial (60+ días); si hay baja, la causa (art. 49 ET) e indemnización (arts. 53 y 56 ET) están calculadas correctamente, la baja SS comunicada en 3 días hábiles (RD 84/1996), y el trabajador recibe finiquito, Certific@ SEPE, certificado retenciones modelo 190 y notificación de derecho a prestación por desempleo en 15 días hábiles; hay cláusula RGPD Art. 6.1.b/c/f y LOPDGDD 3/2018 con conservación 4 años; hay firma del responsable de RRHH y RECIBÍ del trabajador.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el Sistema RED y qué comunicaciones se hacen a través suya?

El Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) es el canal telemático obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena (Resolución de 6 de febrero de 2019 de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social). A través del Sistema RED (con la aplicación WinSuite 32 o el navegador Web/SILTRA para cotización directa) se comunican: (1) altas y bajas de trabajadores (RD 84/1996); (2) variaciones de datos; (3) cotización mensual con el modelo TC-1/TC-2 (hoy Sistema de Liquidación Directa SILTRA); (4) partes de accidente de trabajo Delt@; (5) certificados de empresa para SEPE (Certific@). El sistema requiere certificado digital SILCON o certificado electrónico reconocido para acceso.

¿Es obligatorio dar de alta en SS antes del inicio del trabajo?

Sí, el alta debe comunicarse por Sistema RED/SILTRA en las 60 horas anteriores al inicio de la prestación de servicios conforme al artículo 35 del RD 84/1996 (Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social). El incumplimiento se sanciona conforme al artículo 22 de la LISOS (RD Legislativo 5/2000) como falta muy grave con multa de 3.750 a 12.000 EUR por trabajador. Es una de las infracciones más sancionadas por la Inspección de Trabajo en operativos ordinarios y en actuaciones específicas contra la economía sumergida.

¿Qué tipos de retención IRPF se aplican a la nómina?

El porcentaje de retención IRPF sobre los rendimientos del trabajo se calcula conforme al artículo 82 de la Ley 35/2006 IRPF y al RD 439/2007 Reglamento IRPF, mediante el procedimiento de cálculo del artículo 85 del Reglamento. Depende de: (1) la retribución anual bruta prevista; (2) la situación familiar (estado civil, cónyuge con/sin rentas, hijos, ascendientes >65 años a cargo, discapacidad); (3) el régimen de tributación aplicable (general o régimen especial de expatriados/impatriados art. 93 LIRPF). Las tablas de porcentajes se actualizan anualmente por la AEAT. Los tipos van del 0% (rentas exentas o inferiores al mínimo exento) hasta el 47% (ingresos altos con retención marginal). El trabajador puede solicitar retención mayor a la obligatoria.

¿Cómo se calcula la indemnización por despido?

Depende de la causa del despido conforme al ET: (1) Despido objetivo procedente (arts. 52 y 53 ET, causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, ineptitud, no adaptación tecnológica, faltas de asistencia justificadas intermitentes): 20 días de salario por año de servicio con tope 12 mensualidades; (2) Despido improcedente (art. 56 ET, cuando el juez declara injustificado el despido disciplinario o el objetivo): 33 días de salario por año de servicio con tope 24 mensualidades para relación iniciada desde el 12 de febrero de 2012 (los años anteriores se calculan a 45 días/año con tope 42 mensualidades y posteriores a 33 días/año, con el resultado correspondiente); (3) Despido colectivo (art. 51 ET, ERE): mínimo 20 días/año con tope 12 mensualidades, negociable al alza en la consulta con los representantes; (4) Fin de contrato temporal (art. 49.1.c ET): 12 días/año.

¿Debe la empresa hacer un plan de igualdad?

Sí, es obligatorio para empresas de 50 o más trabajadores conforme al artículo 45 de la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, modificada por el Real Decreto-Ley 6/2019 (obligación extendida a partir del 7 de marzo de 2022). El plan de igualdad debe: (1) diagnosticar la situación de igualdad en la empresa mediante auditoría retributiva (RD 902/2020); (2) definir objetivos concretos medibles; (3) diseñar medidas para alcanzarlos; (4) sistema de seguimiento y evaluación; (5) negociarse con los representantes legales o sindicales; (6) inscribirse en el Registro y Depósito de Convenios y Acuerdos Colectivos (REGCON) del Ministerio de Trabajo. Sin plan registrado la Inspección puede sancionar 626-187.515 EUR (LISOS) y la empresa queda excluida de licitaciones públicas.

¿Funcionan estas plantillas en Google Docs y LibreOffice Writer?

Sí. Sube el .docx a Google Drive y ábrelo con Google Docs; los 10 apartados y las tablas de registro horario y de nómina se conservan. En LibreOffice Writer también funciona sin problemas. En Microsoft Word 2016 o posterior es donde mejor se respeta el diseño original. Para gestión profesional de RRHH en empresas de más de 5 trabajadores, se recomienda combinar estas plantillas Word (para documentación formal) con software especializado (A3 Nom, Sage 200, SAP HCM, Meta4, holded, Factorial) que automatiza cálculos, genera recibos oficiales conforme a Orden ESS/2098/2014 y comunica al Sistema RED/SILTRA.

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