Llevar el control de los gastos de una empresa requiere algo más que una hoja de papel: necesitas separar gastos operativos de inversiones, distribuir presupuesto por departamento, registrar dietas y viajes, controlar la caja chica y dejar trazabilidad de las aprobaciones. Estas plantillas Excel para control de gastos de empresa cubren los seis casos más habituales en pyme y autónomos.
Cada plantilla incluye fórmulas reales (SUMA, SUMAR.SI por categoría, condicionales con SI), las celdas de entrada en azul y los cálculos en negro. Son archivos .xlsx editables, compatibles con Microsoft Excel 2016 o superior, Google Sheets y LibreOffice Calc, descargables gratis y sin registro.
El enfoque B2B es distinto al control de gastos del hogar o personal: aquí necesitas cuadrar con tu contabilidad, separar IVA recuperable, registrar partidas para tu asesor fiscal y mantener trazabilidad para auditorías internas. Estas plantillas están preparadas para eso, sin pretender sustituir a un ERP completo.
Más abajo te explicamos cómo elegir la versión adecuada según el tamaño de tu empresa y el flujo de gastos, cómo encadenarlas en un mismo libro Excel y qué errores evitar al rellenar partidas para que tu asesor no te tenga que devolver el archivo.
Contenido del artículo
6 plantillas Excel control de gastos empresa gratis
Cubren los seis flujos de gasto más habituales: mensual general, por departamento, viajes y dietas, representación, caja chica y aprobaciones. Compatibles con tu asesoría fiscal.
Control mensual de gastos de empresa
Operativo · Inversión · Reserva con % por categoría
- Cuándo usarla: control mensual de finanzas personales o del hogar.
- Recomendación: mantén un único criterio de categoría por columna para que las sumas funcionen.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMAR.SI, SUMA, SI
Tamaño: 7.2 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Gastos por departamento
Presupuesto vs real con % de desviación
- Cuándo usarla: planificación de costes y seguimiento de proyectos o eventos.
- Recomendación: edita solo las celdas en azul; los totales se recalculan solos.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA, SI
Tamaño: 6.9 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Gastos de viaje y dietas
Per diem por empleado · transporte, hotel y manutención
- Cuándo usarla: control mensual de finanzas personales o del hogar.
- Recomendación: mantén un único criterio de categoría por columna para que las sumas funcionen.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMAR.SI, SUMA
Tamaño: 7.1 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Gastos de representación
Comidas con clientes, regalos, eventos · IVA recuperable
- Cuándo usarla: control mensual de finanzas personales o del hogar.
- Recomendación: mantén un único criterio de categoría por columna para que las sumas funcionen.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMAR.SI, SUMA
Tamaño: 7.0 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Caja chica y compras menores
Registro diario con justificantes y reembolsos
- Cuándo usarla: uso profesional o personal cuando necesitas cálculos automáticos.
- Recomendación: duplica la hoja antes de modificar fórmulas para mantener la versión original.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA, PROMEDIO, CONTARA
Tamaño: 7.1 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Aprobaciones de gasto
Workflow básico de autorización con responsables
- Cuándo usarla: control mensual de finanzas personales o del hogar.
- Recomendación: mantén un único criterio de categoría por columna para que las sumas funcionen.
Hojas: 2
Funciones clave: SI
Tamaño: 7.3 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Cómo elegir tu plantilla de ingresos y gastos
Antes de descargar, define para qué la vas a usar. Cada perfil necesita una estructura distinta y una equivocación al elegir hace que tengas que reformatear medio archivo. Esta guía rápida cubre los cinco perfiles más habituales:
- Si necesitas una vista global del mes: la plantilla #01 separa gastos en operativos / inversión / reserva con porcentajes automáticos.
- Si tu empresa tiene varios departamentos: la #02 distribuye presupuesto por área (RRHH, Marketing, IT, Ventas, Operaciones, Admin) con control de desviación real vs presupuestado.
- Si haces visitas comerciales o ferias: la #03 controla viajes y dietas con per diem, hotel, transporte y cálculo de IVA recuperable.
- Si invitas clientes a comer o haces regalos corporativos: la #04 registra gastos de representación con partida y fecha (importante para Hacienda).
- Si tu equipo gasta en compras menores: la #05 lleva caja chica con justificantes y reembolsos al empleado.
- Si quieres trazabilidad de quién aprueba qué: la #06 es un workflow básico de aprobaciones con responsable, fecha y estado.
Cómo editar la plantilla en menos de 5 minutos
- Descarga el .xlsx que necesites y guárdalo con el nombre del mes (por ejemplo, gastos-empresa-mayo-2026.xlsx).
- Rellena las celdas en azul: concepto, categoría, importe, fecha. Las celdas en negro contienen fórmulas que calculan totales y porcentajes solas.
- Si añades departamentos o partidas, inserta filas dentro del rango (no al final) para que las fórmulas SUMAR.SI se ajusten automáticamente.
- Para registrar IVA recuperable, las plantillas #03 y #04 ya incluyen una columna IVA al 10% (transporte, hotel, comidas). Ajusta el porcentaje si tu operación lo requiere (21% material/servicios, 4% libros).
- Antes de enviar al asesor, verifica que cada gasto tiene fecha, categoría y justificante (factura o ticket archivado en una carpeta paralela).
Consejo práctico: guarda una copia mensual del archivo para tener histórico. Así puedes comparar la evolución de tus ingresos y gastos a lo largo del año sin sobrescribir datos pasados.
Errores comunes al usar plantillas de ingresos y gastos
- Mezclar gastos personales con gastos de empresa: si eres autónomo, separa estrictamente lo profesional. Hacienda penaliza la deducción de gastos no afectos a la actividad.
- Usar la caja chica para importes grandes: la caja chica es para compras <30-50 €. Si superas ese umbral habitualmente, usa la plantilla mensual general o tarjeta empresa.
- Olvidar el justificante: cada fila de gasto debe estar respaldada por una factura o ticket archivado. Sin justificante, no es deducible.
- No clasificar bien los gastos de representación: hasta el 1% del INCN es deducible (Hacienda España). Si mezclas con «comidas equipo» pierdes ese límite. La plantilla #04 los separa por defecto.
- Aprobar sin documentar: la trazabilidad de aprobaciones (plantilla #06) es lo primero que pide cualquier auditoría. No hagas aprobaciones verbales sin registrar.
Checklist final antes de cerrar el archivo
Antes de cerrar el mes contable y enviar al asesor, revisa: cada gasto tiene categoría asignada, todos los justificantes están archivados, las dietas no superan el límite legal por destino (53,34 €/día España territorio nacional, 91,35 €/día extranjero), las partidas de representación están dentro del 1% del INCN, las aprobaciones de gasto >500 € están firmadas y documentadas, y la suma del libro de gastos cuadra con los movimientos de cuenta corriente y caja del mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué gastos puedo deducir como autónomo o pyme?
Los gastos deducibles son los afectos a la actividad económica: alquiler local, suministros, material, software, dietas en desplazamientos, amortización de equipos, asesoría, formación y viajes profesionales. Los gastos personales y los regalos a familiares no son deducibles. Consulta siempre con tu asesor fiscal para tu caso concreto.
¿Cuál es el límite de dietas deducibles para empleados?
En España, las dietas exentas de IRPF para el empleado son: 53,34 €/día con pernocta en territorio nacional, 91,35 €/día con pernocta en el extranjero. Sin pernocta: 26,67 €/día (nacional) y 48,08 €/día (extranjero). La plantilla #03 incluye esos importes como referencia.
¿Cómo recupero el IVA de los gastos de empresa?
El IVA soportado en gastos afectos a la actividad se deduce en el modelo 303 trimestral. La plantilla #03 (viajes) y #04 (representación) calculan el IVA al 10% por defecto (transporte, hotel, restauración) que es el más habitual en estos casos. Para material o servicios profesionales, ajusta al 21%.
¿La plantilla de aprobaciones reemplaza a un sistema de workflow?
Es una alternativa ligera para pequeñas empresas que no tienen un sistema integrado tipo SAP, Sage o Oracle. Para volúmenes <100 aprobaciones/mes funciona perfectamente. Si superas ese volumen o necesitas firma electrónica y notificaciones automáticas, considera un software dedicado.
¿Puedo conectar varias plantillas en el mismo libro?
Sí. Pueden coexistir las 6 hojas en un solo .xlsx. Solo tienes que hacer Hoja → Mover o copiar → seleccionar el libro destino. Las fórmulas seguirán funcionando localmente en cada hoja sin interferencias.