Presupuesto de viaje y vacaciones en Excel: cuánto falta pagar

Calcula el viaje completo antes de confirmar reservas

Empieza por el número de viajeros y los días que quieres presupuestar. Decide si incluirás los días de salida y regreso según los gastos que esperas en ellos. El coste por persona y día divide el total entre esas dos cantidades; una convención clara permite comparar opciones sin cambiar el denominador cada vez.

Reúne las partidas grandes y las pequeñas: transporte hasta el destino, desplazamientos locales, alojamiento, comidas, actividades y otros gastos. Puedes añadir equipaje, seguros, tasas o comisiones como filas independientes cuando conozcas sus condiciones. Usa presupuestos o tarifas consultadas por ti, con su fecha, para evitar tratar un precio antiguo como una reserva disponible.

El Banco de España recomienda preparar un presupuesto realista para las vacaciones. Esta hoja concreta esa preparación separando lo que estimas, lo que has acordado y lo que has pagado. Así puedes ver el compromiso total antes de tomar la siguiente decisión.

Previsto es tu primera estimación. Reservado conserva el coste total que has contratado. Real final recoge el coste cuando lo conoces definitivamente. Esos tres importes se expresan en la divisa de la partida. Pagado EUR conserva lo que realmente se ha cargado en euros en tu cuenta, incluida la comisión que forme parte de ese pago.

La columna Coste actual utiliza Real final si contiene un número. Si está vacía, utiliza Reservado; si también está vacío, utiliza Previsto. Esa prioridad permite que una cotización se convierta en reserva y después en gasto cerrado sin tener que borrar su referencia inicial.

Un cero en Real final significa que el coste definitivo es cero. Una celda vacía significa que todavía no lo has cerrado. Esta diferencia es útil si se cancela una actividad sin coste. Pagado sigue reflejando lo abonado y el pendiente puede quedar negativo mientras esperas recuperar un anticipo.

Registra una señal sin perder el coste completo

Si un alojamiento cuesta 480 € y entregas 100 € de señal, escribe 480 en Reservado y 100 en Pagado. El coste actual será 480 € y quedarán 380 € por pagar. Escribir solo la señal en Reservado haría que el viaje pareciera mucho más barato de lo acordado.

Cuando abones el resto, actualiza Pagado con el acumulado de 480 €. Esta hoja utiliza una fila por partida y un total pagado acumulado; no registra cada transferencia por separado. Si necesitas ese detalle, conserva los justificantes o utiliza un registro de pagos y traslada aquí el acumulado confirmado.

También conviene separar reservas con condiciones diferentes. Dos hoteles con fechas de pago distintas pueden tener dos filas. El resumen suma su efecto económico, mientras tú conservas el detalle necesario para consultar las condiciones de cada proveedor. La plantilla no interpreta penalizaciones ni calcula derechos de reembolso.

Introduce el cambio de moneda en el sentido correcto

La versión de partida expresa el resumen en euros. En cada fila, la columna Cambio a EUR indica cuántos euros equivale una unidad de la divisa de origen. Si una actividad cuesta 100 USD y utilizas 0,90 EUR por USD, su coste estimado en euros será 90 €. El cambio es un supuesto manual que debes actualizar.

Para una partida en otra divisa, introduce Previsto, Reservado y Real final en esa moneda y el cambio como euros por unidad. Pagado EUR se copia directamente del extracto en euros. Por ejemplo, un coste de 100 USD con cambio 0,92 equivale a 92 €; si el banco te ha cargado 95 €, escribe 95 en Pagado EUR. La hoja conserva esos 3 € de diferencia sin convertir de nuevo el pago.

Las comisiones y el tipo de cambio aplicado pueden modificar el coste final. Si el banco carga 95 € por una compra de 100 USD, revisa si el cambio efectivo es 0,95 o si hay una comisión separada. Ajusta el coste para reflejarlo una sola vez. Hasta reconciliar ese importe, la diferencia en A recuperar es una señal para revisar, no una deuda confirmada del proveedor. Para preparar el uso de dinero en destino, consulta las orientaciones del Banco de España para viajar al extranjero.

Ejemplo: 1.040 € de coste y 720 € pendientes

El ejemplo corresponde a dos viajeros durante cinco días. El tren tiene un coste final de 220 € y está pagado. El hotel está reservado por 480 € y tiene 100 € abonados. Para comidas se estiman 250 € y todavía no hay pagos. Una actividad de 100 USD se convierte a 90 € con un cambio de 0,90.

El coste actual estimado suma 1.040 €: 220 del tren, 480 del hotel, 250 de comidas y 90 de la actividad. Se han pagado 320 €, por lo que quedan 720 € por pagar. El coste por persona y día es 104 €, al dividir 1.040 entre dos viajeros y cinco días.

El ejemplo distingue 470 € comprometidos sin pagar y 250 € estimados todavía sin contratar. Ambos forman los 720 € por pagar, pero responden a decisiones distintas. Introduce los vencimientos en Partidas y consulta Pagos para localizar importes vencidos, próximos treinta días y partidas sin fecha. El máximo de 1.200 € deja 160 € de margen frente al coste actual de 1.040 €.

Compara alternativas manteniendo la misma base

Para comparar dos destinos o alojamientos, guarda copias del presupuesto con el mismo número de personas y días. Incluye los gastos asociados que cambian con cada opción. Un alojamiento más barato lejos del centro puede necesitar más transporte; una tarifa con cocina puede cambiar el presupuesto de comidas.

Conserva una partida para gastos que todavía no puedes concretar, con una estimación identificada como tal. Cuando conozcas el importe, actualízala o sustitúyela por partidas concretas. Evita mantener la provisión completa y sumar además las compras que ya cubría, porque el total quedaría duplicado.

Si necesitas reunir el dinero durante los meses anteriores, utiliza el plan de ahorro con un objetivo basado en este presupuesto. El ahorro acumulado indica cómo preparar los fondos; las partidas del viaje indican en qué esperas utilizarlos.

Durante el viaje, actualiza sin borrar lo acordado

Revisa las partidas cuando pagues o cambie una reserva. Conserva Previsto para poder comparar la primera idea con el resultado. Real final puede rellenarse al cerrar una actividad o al conocer todos los cargos de una categoría. Mientras una partida siga abierta, deja ese campo vacío.

Si el pago supera el coste actualizado, la diferencia aparece en A recuperar. Por pagar suma los pendientes positivos de las otras partidas. Un reembolso de 80 € que aún no has recibido no reduce el dinero que necesitas para abonar una reserva de 300 €: verás 300 € por pagar y 80 € a recuperar.

Para saber quién debe a quién dentro del grupo, lleva los pagos de cada persona al Excel de gastos compartidos. El reparto entre viajeros y el coste del viaje son cálculos relacionados, pero distintos: una transferencia entre vosotros no aumenta el coste total de las vacaciones.

Cierra el viaje y aprovecha la información

Al volver, confirma los cargos pendientes y los reembolsos. Guarda una copia con los costes finales y compara las categorías con la previsión inicial. Esa referencia puede ayudarte a preparar otro viaje parecido, siempre revisando precios, duración y número de personas en la nueva situación.

Traslada al presupuesto doméstico los pagos que correspondan al periodo, evitando volver a sumar el coste completo si ya has registrado anticipos en meses anteriores. La separación entre coste y pagos es útil tanto antes de viajar como al revisar el efecto final en tus cuentas.

Decide con un máximo y un calendario de pagos

Introduce el presupuesto máximo del viaje y compara el margen con los costes que faltan por concretar. Una estimación todavía sin contratar puede cambiar, mientras que una reserva ya acordada requiere revisar sus condiciones antes de modificarla. La hoja Pagos mantiene separadas esas dos situaciones y los importes a recuperar.

Configura hasta ocho categorías antes de añadir las partidas. Si pegas una distinta, aparece en Sin clasificar y activa un aviso: el coste sigue incluido. Añade una fecha a cada pago conocido. Los pendientes sin fecha quedan identificados para que puedas investigar el vencimiento, en lugar de asumir que deben pagarse dentro del próximo mes.

Preguntas frecuentes

¿Reservado es el anticipo?

Es el coste total acordado. El anticipo se incluye en Pagado. Así el pendiente muestra la parte que todavía falta abonar.

¿El cambio de divisa se actualiza solo?

Lo introduces manualmente. Usa euros por una unidad de la divisa de origen y revisa comisiones y cargos reales antes de cerrar la partida.

¿Puedo utilizarlo para un viaje en grupo?

Sí, para el coste total y el promedio por viajero. El reparto de pagos según personas se gestiona en la herramienta de gastos compartidos.