Un inventario de vivienda en Word es el documento que describe, estancia por estancia, el estado de una vivienda alquilada y todo lo que contiene: mobiliario, electrodomésticos, menaje y enseres. Se firma junto al contrato de alquiler y es la prueba clave para devolver o retener la fianza sin discusiones cuando el inquilino se marcha.
Estas seis plantillas en Word cubren las situaciones más habituales del alquiler: inventario de check-in para la entrada del inquilino, check-out para la salida y comparación de estado, inventario de vivienda amueblada completa, inventario de habitación en piso compartido, inventario de vivienda vacacional o turística y una versión bilingüe español + inglés para inquilinos extranjeros.
Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con bloques preparados para describir cada estancia, el mobiliario y su estado, las lecturas de contadores, las llaves entregadas y la firma de ambas partes. Solo descargas, abres en Word, sustituyes los campos entre corchetes [ ] por los datos reales y la imprimes o exportas a PDF.
Más abajo te explicamos qué inventario elegir según el tipo de alquiler, cómo completarlo paso a paso el día de la entrega, qué errores cuestan fianzas y disputas y qué consejos siguen los propietarios y administradores de fincas para protegerse.
Contenido del artículo
6 inventarios de vivienda en Word para descargar gratis
Cada inventario está optimizado para A4 vertical con bloques editables y campos entre corchetes para las estancias, el mobiliario y su estado.
Inventario check-in de alquiler (entrada)
Inventario de check-in clásico, tipografía serif Cambria. Se completa el día de entrada del inquilino y deja constancia del estado y el mobiliario de cada estancia, las lecturas de contadores y las llaves entregadas. La base para resolver la fianza sin discusiones a la salida.
- Cuándo usarla: el día de entrada del inquilino, para dejar por escrito y con firma el estado real de la vivienda y de cada elemento.
- Recomendación: haz fotos fechadas de cada estancia y adjúntalas al inventario firmado; las fotos del primer día evitan el 90% de las disputas de fianza.
Tamaño: 37.1 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Inventario check-out (salida y estado)
Inventario de check-out moderno en sans serif (Calibri 11 pt). Se completa el día de salida comparando el estado actual con el inventario de entrada. Recoge desperfectos, elementos faltantes, lecturas finales de contadores y la propuesta de devolución o retención de fianza.
- Cuándo usarla: el día de salida del inquilino, para comparar el estado con el del check-in y decidir la devolución de la fianza.
- Recomendación: compara estancia por estancia con el inventario de entrada; distingue siempre el desgaste normal de uso de los daños imputables al inquilino.
Tamaño: 37.2 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Inventario de vivienda amueblada completa
Inventario creativo de vivienda amueblada, con acento de color. Detalla estancia por estancia todo el mobiliario, electrodomésticos, menaje, ropa de hogar y enseres, con cantidad y estado de cada elemento. Pensado para pisos alquilados completamente equipados.
- Cuándo usarla: alquiler de viviendas totalmente amuebladas y equipadas, donde hay muchos enseres que inventariar uno a uno.
- Recomendación: numera y describe cada electrodoméstico con marca y estado; en una vivienda amueblada el menaje y los aparatos son la mayor fuente de conflicto.
Tamaño: 37.3 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Inventario de habitación (piso compartido)
Inventario ejecutivo de habitación, banner azul institucional. Adaptado al alquiler por habitaciones en pisos compartidos: detalla el mobiliario de la habitación privada, las llaves entregadas y las zonas comunes de uso compartido (cocina, baño, salón) con su estado.
- Cuándo usarla: alquiler por habitaciones en pisos compartidos, donde conviene separar lo privado de la habitación y lo común del piso.
- Recomendación: separa claramente el inventario de la habitación privada del de las zonas comunes; así cada inquilino responde solo de lo suyo.
Tamaño: 37.4 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Inventario de vivienda vacacional o turística
Inventario minimalista de vivienda vacacional, composición tipográfica limpia. Pensado para alquileres turísticos de corta estancia: lista rápida de mobiliario, menaje, ropa de cama y normas de la casa, fácil de revisar entre una salida y la siguiente entrada de huéspedes.
- Cuándo usarla: alquileres turísticos y de corta estancia, donde el inventario se revisa con rapidez entre huéspedes.
- Recomendación: usa una versión ligera que el personal de limpieza pueda revisar en minutos entre reservas; reserva el detalle exhaustivo para la revisión mensual.
Tamaño: 37.0 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Inventario de vivienda bilingüe (ES + EN)
Inventario bilingüe español + inglés, columnas paralelas. Para inquilinos extranjeros que firman el inventario de entrada o salida: estancias, mobiliario, estado y lecturas de contadores en ambos idiomas, dejando constancia clara de lo recibido y su estado.
- Cuándo usarla: alquileres a inquilinos extranjeros de habla inglesa que deben firmar el inventario entendiendo qué reciben y en qué estado.
- Recomendación: explica al inquilino extranjero que el inventario protege a ambas partes y condiciona la devolución de la fianza al final del contrato.
Tamaño: 36.9 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Qué modelo de inventario de vivienda elegir según tu caso
El tipo de operación y de inmueble determinan cuál de las 6 plantillas usar:
- Si el inquilino entra a vivir: la plantilla #01 (check-in) deja constancia del estado y el mobiliario de cada estancia, las lecturas de contadores y las llaves entregadas el día de la entrada.
- Si el inquilino se marcha: la plantilla #02 (check-out) compara el estado actual con el del check-in, anota desperfectos y propone la devolución o retención de la fianza.
- Si la vivienda está totalmente amueblada: la plantilla #03 (amueblada completa) detalla todo el mobiliario, electrodomésticos, menaje y ropa de hogar con cantidad y estado.
- Si alquilas por habitaciones: la plantilla #04 (habitación) separa el mobiliario de la habitación privada de las zonas comunes compartidas, para que cada inquilino responda de lo suyo.
- Si tienes una vivienda turística: la plantilla #05 (vacacional) es una lista ligera que el personal de limpieza puede revisar en minutos entre reservas.
- Si el inquilino es extranjero: la plantilla #06 (bilingüe ES+EN) presenta estancias, mobiliario y estado en español e inglés, dejando constancia clara de lo recibido.
Cómo completar la inventario de vivienda paso a paso
- Elige el inventario según el tipo de alquiler: check-in, check-out, amueblada, habitación o vacacional. Determina cuál de las 6 plantillas usar antes de la entrega de llaves.
- Descarga el .docx y ábrelo en Microsoft Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Las tres respetan el formato A4 vertical.
- Recorre la vivienda estancia por estancia con el inquilino: salón, cocina, dormitorios y baños. Completa el inventario sobre el terreno, no de memoria después.
- Describe cada elemento con su estado: indica mobiliario, electrodomésticos y menaje con cantidad, marca cuando proceda y estado (nuevo, bueno, con desgaste, dañado).
- Anota las lecturas de contadores y las llaves: luz, agua y gas el día de la entrega, y el número y tipo de llaves y mandos entregados.
- Registra los desperfectos previos: deja constancia de cualquier daño ya existente al inicio para que no se impute al inquilino al final del contrato.
- Adjunta fotos fechadas: haz fotos de cada estancia el día de la entrada y enlázalas o adjúntalas al inventario firmado. Son la prueba más sólida en una disputa de fianza.
- Firma por ambas partes y exporta a PDF (Archivo → Exportar a PDF). Cada parte conserva un ejemplar firmado; el PDF preserva el formato.
Errores frecuentes que conviene evitar
- No hacer inventario al entrar: sin inventario de check-in es casi imposible demostrar el estado inicial de la vivienda, y la devolución de la fianza se convierte en la palabra de uno contra la del otro.
- Describir las estancias de forma vaga: poner solo bien o correcto no sirve. Detalla cada elemento con su estado concreto para que la comparación a la salida sea objetiva.
- No fotografiar el estado inicial: las fotos fechadas del día de entrada son la prueba más sólida. Sin ellas, demostrar un daño posterior es muy complicado.
- Confundir desgaste normal con daño: el uso razonable (pintura algo desgastada, pequeñas marcas) no se puede descontar de la fianza. Distingue siempre el desgaste del daño imputable.
- Olvidar las lecturas de contadores: no anotar luz, agua y gas a la entrada y a la salida genera discusiones sobre consumos que no corresponden al inquilino.
- No firmar el inventario: un inventario sin la firma de ambas partes pierde gran parte de su valor probatorio. Fírmalo el mismo día de la entrega de llaves.
Consejos profesionales del sector inmobiliario
- Haz fotos o vídeo fechados de cada estancia: acompaña el inventario firmado con imágenes del día de entrada y de salida. Es la prueba que evita la mayoría de las disputas de fianza.
- Recorre la vivienda junto al inquilino: completar el inventario juntos, sobre el terreno, evita desacuerdos posteriores y genera confianza desde el primer día.
- Distingue siempre desgaste de daño: el desgaste normal por uso corre a cargo del propietario; solo los daños imputables al inquilino se descuentan de la fianza. Déjalo claro en las observaciones.
- Vincula el inventario al contrato: indica la referencia del contrato de alquiler y la fecha de inicio. El inventario es un anexo del contrato y la base para liquidar la fianza.
- Guarda un ejemplar firmado por cada parte: arrendador e inquilino deben conservar su copia del inventario de entrada para compararla con la de salida sin discusiones.
Checklist final antes de firmar o entregar
Antes de dar por cerrada la entrega de llaves, verifica que el inventario recoge: el tipo (check-in o check-out), la fecha y la dirección de la vivienda; los datos del arrendador y del arrendatario y la referencia del contrato; el estado general de paredes, suelos, puertas y ventanas; el mobiliario y los electrodomésticos de cada estancia con su estado; el menaje y la ropa de hogar si se incluyen; las lecturas de los contadores de luz, agua y gas; el número y tipo de llaves y mandos entregados; los desperfectos previos y las observaciones; la distinción entre desgaste normal y daño; las fotos fechadas adjuntas; la firma de ambas partes; que todos los campos entre corchetes [ ] están sustituidos; y que el documento está exportado a PDF y cada parte conserva su ejemplar.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer un inventario en el alquiler?
No es obligatorio por ley, pero es muy recomendable. El inventario firmado es la prueba del estado y el contenido de la vivienda al inicio, y resulta imprescindible para justificar la devolución o retención de la fianza cuando el inquilino se marcha.
¿Qué diferencia hay entre el inventario de check-in y el de check-out?
El check-in se hace el día de entrada y describe el estado inicial de la vivienda y sus enseres. El check-out se hace a la salida comparando con el check-in para detectar desperfectos o faltantes y decidir la devolución de la fianza.
¿Quién paga el desgaste normal de la vivienda?
El desgaste normal derivado del uso razonable (pintura algo desgastada, pequeñas marcas de muebles) corre a cargo del propietario y no puede descontarse de la fianza. Solo los daños imputables al inquilino se descuentan.
¿Hace falta adjuntar fotos al inventario?
No es obligatorio, pero es la práctica más recomendable. Las fotos o vídeos fechados del día de entrada y de salida son la prueba más sólida del estado de la vivienda y evitan la mayoría de las disputas por la fianza.
¿Sirve el mismo inventario para una vivienda amueblada y para una vacía?
Conviene adaptarlo. En una vivienda amueblada hay que detallar todo el mobiliario, los electrodomésticos y el menaje uno a uno; en una vacía basta con el estado de las estancias e instalaciones. Por eso hay una plantilla específica para vivienda amueblada.
¿Funcionan en Google Docs y LibreOffice Writer?
Sí. Sube el .docx a Google Drive y ábrelo con Google Docs; el formato se conserva. En LibreOffice Writer también funciona. En Word 2016 o posterior es donde mejor se respeta el diseño.