Organizar una boda, un cumpleaños infantil, una comunión o cualquier otra celebración requiere un presupuesto realista que evite sorpresas a última hora. Estas plantillas de presupuesto para eventos en Excel cubren los seis tipos de fiesta más habituales con datos prerellenados y cálculo automático del total.
Cada plantilla está calibrada para un tipo de evento concreto. La boda completa con 115 invitados detalla banquete, decoración, fotografía, vídeo y trajes; el cumpleaños infantil con 25 niños incluye tarta, decoración y animación; la primera comunión cubre iglesia, banquete y recordatorios; la cena de Navidad de empresa añade lote y bus; el baby shower está pensado para 20 invitadas y el aniversario de bodas de plata incluye open bar y reportaje premium.
Todas son archivos .xlsx editables compatibles con Microsoft Excel 2016 o superior, Google Sheets y LibreOffice Calc, descargables gratis sin registro. Más abajo te explicamos cómo se reparte el gasto en un evento, con cuánta antelación planificar y qué errores comunes evitar.
Contenido del artículo
- 6 plantillas de presupuesto para eventos en Excel para descargar gratis
- Reparto típico del gasto en un evento
- Timeline de planificación
- Cómo elegir la plantilla adecuada para tu evento
- Cómo usar la plantilla en Excel, Sheets o LibreOffice
- Errores comunes al hacer un presupuesto de evento
- Checklist final antes de cerrar el presupuesto
- Preguntas frecuentes
- Más plantillas relacionadas
6 plantillas de presupuesto para eventos en Excel para descargar gratis
Cada plantilla incluye dataset realista con precios actualizados, fórmulas automáticas (cantidad × precio = subtotal, suma de total) y categorías típicas del tipo de evento.
Presupuesto de boda completo
Banquete, decoración, música, fotografía y trajes con cálculo automático del total
- Cuándo usarla: planificación de costes y seguimiento de proyectos o eventos.
- Recomendación: edita solo las celdas en azul; los totales se recalculan solos.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA
Tamaño: 7.7 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Cumpleaños infantil para 25 niños
Tarta, decoración, animación y bolsitas de chuches con presupuesto controlado
- Cuándo usarla: planificación de costes y seguimiento de proyectos o eventos.
- Recomendación: edita solo las celdas en azul; los totales se recalculan solos.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA
Tamaño: 7.7 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Primera comunión 78 invitados
Banquete, iglesia, vestuario, recordatorios y reportaje fotográfico
- Cuándo usarla: uso profesional o personal cuando necesitas cálculos automáticos.
- Recomendación: duplica la hoja antes de modificar fórmulas para mantener la versión original.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA
Tamaño: 7.7 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Cena de Navidad de empresa
Cena, decoración, lote para empleados y sorteo navideño con bus incluido
- Cuándo usarla: uso profesional o personal cuando necesitas cálculos automáticos.
- Recomendación: duplica la hoja antes de modificar fórmulas para mantener la versión original.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA
Tamaño: 7.6 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Baby shower 20 invitadas
Catering, decoración, juegos y recordatorios para celebrar la llegada del bebé
- Cuándo usarla: uso profesional o personal cuando necesitas cálculos automáticos.
- Recomendación: duplica la hoja antes de modificar fórmulas para mantener la versión original.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA
Tamaño: 7.6 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Fiesta aniversario 25 años
Open bar, DJ, decoración premium y reportaje para celebrar las bodas de plata
- Cuándo usarla: uso profesional o personal cuando necesitas cálculos automáticos.
- Recomendación: duplica la hoja antes de modificar fórmulas para mantener la versión original.
Hojas: 2
Funciones clave: SUMA
Tamaño: 7.7 KB
Compatibilidad: Excel 2016+ · Google Sheets · LibreOffice Calc
Reparto típico del gasto en un evento
Timeline de planificación
Cómo elegir la plantilla adecuada para tu evento
Las seis plantillas comparten estructura (categoría → concepto → cantidad × precio = subtotal), pero cada una está calibrada para un tipo de celebración:
- Si organizas tu boda: la plantilla #01 está pensada para 115 invitados con banquete, decoración, fotografía, vídeo y trajes. Ajusta el número de invitados y los precios a tu zona.
- Si planificas un cumpleaños infantil: la plantilla #02 para 25 niños cubre tarta, comida, decoración temática y animación.
- Si haces la primera comunión: la plantilla #03 incluye partidas específicas (iglesia, recordatorios, vestido) que no están en otras plantillas.
- Si gestionas la cena de Navidad de tu empresa: la plantilla #04 añade lote para empleados, sorteo y transporte, típicos de eventos corporativos.
- Si organizas un baby shower: la plantilla #05 está pensada para 20 invitadas con catering ligero, decoración temática y juegos.
- Si celebras un aniversario importante (bodas de plata, oro): la plantilla #06 es para 60 invitados con presupuesto premium y open bar.
Cómo usar la plantilla en Excel, Sheets o LibreOffice
- Descarga el .xlsx de la plantilla correspondiente al tipo de evento que vas a organizar.
- Abre el archivo en Excel 2016 o superior, Google Sheets (Drive → Abrir con Sheets) o LibreOffice Calc.
- Sustituye las cantidades y precios en azul: el subtotal y el total se recalculan automáticamente al cambiar cualquier valor.
- Ajusta a tu número real de invitados: cambia las cantidades de las partidas que dependen del número (menú, regalos, decoración).
- Añade o quita conceptos según tu caso: inserta filas dentro del rango (no al final) para que SUMA siga abarcando todo. Si te sobra una partida, déjala en cantidad 0 (no borres la fila).
- Imprime el presupuesto final: todas las plantillas están configuradas con
fitToWidth=1y orientación horizontal A4, listas para llevar a la reunión con proveedores.
Consejo práctico: pide presupuesto a 3 proveedores por categoría importante (banquete, fotografía, música) y guarda cada uno en una copia distinta del archivo. Así puedes comparar totales rápido y negociar con datos.
Errores comunes al hacer un presupuesto de evento
- Olvidar la reserva para imprevistos: en cualquier evento aparecen gastos no previstos. Reserva un 5-8% del total para no ir a corto. Las plantillas ya tienen fila de imprevistos.
- Calcular menú adultos para todos los invitados: los niños pagan menú reducido. Sepáralos en filas distintas (lo hace ya la plantilla #01 boda).
- Pedir presupuesto sin cerrar fecha: los proveedores no comprometen precio sin fecha confirmada. Cierra la fecha primero y luego pide presupuesto.
- Pagar todo el catering por adelantado: lo habitual es 30% reserva y 70% al final. Si te piden todo por adelantado, cambia de proveedor.
- No leer la letra pequeña del salón: pregunta por horario fin (¿hay penalización si pasa de medianoche?), descorche (¿puedes traer tu vino?) y limpieza (¿está incluida?).
- Borrar la fila TOTAL: rompe la fórmula de suma. Si necesitas espacio extra, inserta filas justo encima de la fila TOTAL.
Checklist final antes de cerrar el presupuesto
Antes de cerrar el presupuesto y empezar a contratar, valida este control: el total cabe dentro de tu presupuesto disponible, has incluido reserva del 5-8% para imprevistos, tienes 3 presupuestos comparativos por cada categoría importante, las cantidades cuadran con el número real confirmado de invitados, las fechas de pago están claras (reserva ahora, resto el día del evento) y has reservado el lugar antes que el resto. Si algo falla, lo más probable es que el banquete se esté llevando más del 50% — revisa esa categoría primero.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una boda media en España en 2026?
El precio medio en España está entre 18.000 y 22.000 € para 100-120 invitados. La plantilla #01 tiene precios orientativos, pero varían mucho por comunidad: Madrid y Barcelona son un 20-30% más caros que el resto del país.
¿Qué presupuesto necesito para un cumpleaños infantil?
Para 20-30 niños en casa, entre 200 y 400 €. Si reservas un local con animación incluida, sube a 600-900 €. La plantilla #02 te ayuda a calcular el total con los precios actualizados.
¿Cuándo debo pagar el banquete?
Lo habitual es 30% al hacer la reserva (varios meses antes) y el 70% restante el día del evento o el día anterior. Nunca pagues el 100% por adelantado; si te lo exigen, cambia de proveedor.
¿Puedo usar las plantillas para un evento corporativo?
Sí, especialmente la #04 (cena de Navidad de empresa) y la #06 (aniversario). Ajusta los conceptos a tu caso (puede que necesites añadir partida de azafatas, traducción o sala VIP).
¿Cómo presento el presupuesto al wedding planner o coordinador?
Imprime la plantilla en horizontal y la llevas físicamente. Tendrás una conversación mucho más concreta porque hay números encima de la mesa, no solo intuiciones.
¿Qué precios trae la plantilla por defecto?
Son precios medios del mercado español 2025-26. Sustitúyelos por los que te pase tu proveedor real. Las fórmulas siguen funcionando porque solo cambias el valor de las celdas, no la estructura.