La nota de remisión en Word es el documento que acompaña la mercancía durante su traslado: certifica qué se envía, quién lo remite, quién lo recibe y por qué motivo se mueve. En España conviven los términos «nota de remisión» y «albarán» para el mismo documento de entrega. En Latinoamérica cada país usa su propia denominación y su propia obligación: «guía de remisión» ante la SUNAT en Perú, «guía de despacho» ante el SII en Chile, y «nota de venta» como documento equivalente o complementario ante la DIAN en Colombia y ante el SAT en México. En ningún caso sustituye a la factura fiscal: es un documento de acompañamiento, no un comprobante tributario por sí mismo.
Aquí tienes seis plantillas editables y gratuitas para cubrir los escenarios más habituales: nota de remisión clásica para España, nota de venta complementaria al CFDI para México, guía de remisión ante SUNAT para Perú, nota de venta como documento equivalente ante la DIAN para Colombia, guía de despacho ante el SII para Chile y una versión bilingüe español + inglés para operaciones de comercio exterior.
Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los campos preparados: número de documento, fecha, datos del remitente y del destinatario, motivo del traslado, descripción de la mercancía y, cuando el país lo exige, los datos del transportista. Todas incluyen la mención expresa de que no sustituyen a la factura fiscal ni al comprobante electrónico obligatorio cuando este aplica.
Más abajo te explicamos qué plantilla usar según tu país y tu operación, cómo rellenarla paso a paso, los errores más habituales al confundirla con la factura, una checklist antes de enviarla y las preguntas frecuentes sobre SUNAT, SAT, DIAN y SII. Importante: estas plantillas son una base editable en Word, no sustituyen la validación oficial ni el formato electrónico obligatorio que exija la normativa vigente de cada país.
Contenido del artículo
6 plantillas de nota de remisión y de venta en Word para descargar gratis
Cada plantilla está optimizada para A4 vertical con los campos de remitente, destinatario y mercancía editables, y adaptada a la denominación y a los datos que exige la normativa de cada país.
Nota de remisión España
Nota de remisión (albarán) para España: acompaña la mercancía en el traslado entre almacenes o en la entrega al cliente antes de emitir la factura. El destinatario firma la recepción y esa firma es la prueba de entrega. No es factura fiscal: no genera IVA repercutido ni sustituye la obligación de facturar la operación.
- Cuándo usarla: mayoristas, almacenes y comercios que necesitan acompañar la mercancía en el trayecto y que el cliente firme la recepción antes de facturar.
- Recomendación: numera la remisión en una serie propia (independiente de tu factura) y archiva la copia firmada por el destinatario; es tu prueba de entrega ante cualquier reclamación.
Tamaño: 36.8 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Nota de venta México (complementaria al CFDI)
Nota de venta para México pensada como comprobante interno inmediato en venta al menudeo o mostrador, mientras se timbra el CFDI correspondiente ante el SAT. No sustituye al CFDI: es un documento de apoyo para el cliente y para tu propio control de caja, con espacio para relacionar después el folio fiscal (UUID) del comprobante timbrado.
- Cuándo usarla: comercios y negocios al menudeo en México que necesitan entregar un comprobante inmediato en el momento de la venta y timbran el CFDI por separado o de forma agrupada.
- Recomendación: relaciona siempre el número de la nota de venta con el folio fiscal (UUID) del CFDI cuando lo timbres; así conservas la trazabilidad completa entre ambos documentos.
Tamaño: 36.7 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Guía de remisión Perú (SUNAT)
Guía de remisión para Perú con los datos que exige SUNAT para sustentar el traslado de bienes: remitente, destinatario, transportista y puntos de partida y llegada. Es una plantilla base en Word; si tu operación está alcanzada por la guía de remisión electrónica (GRE) a través de SUNAT u OSE, ese formato electrónico es el que prevalece.
- Cuándo usarla: negocios en Perú que trasladan mercancía entre almacenes, sucursales o hacia el cliente y necesitan sustentar el traslado ante un eventual control de SUNAT en ruta.
- Recomendación: verifica primero si tu operación está obligada a la guía de remisión electrónica (GRE); esta plantilla en Word es la base editable, no el formato electrónico oficial cuando este es exigible.
Tamaño: 36.8 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Nota de venta Colombia (DIAN)
Nota de venta para Colombia, documento equivalente a la factura para quienes no están obligados a facturación electrónica ante la DIAN, o como soporte interno adicional a la factura electrónica para reforzar la trazabilidad de la venta. Incluye datos del vendedor, del comprador y el detalle del bien o servicio entregado.
- Cuándo usarla: vendedores en Colombia no obligados a facturación electrónica ante la DIAN, o que necesitan un soporte interno adicional para trazar la venta.
- Recomendación: confirma primero si estás obligado a facturación electrónica según la resolución DIAN vigente para tu actividad; si lo estás, esta nota es soporte interno, no reemplaza la factura electrónica.
Tamaño: 36.8 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Guía de despacho Chile (SII)
Guía de despacho para Chile, obligatoria ante el SII para trasladar mercancías cuando la factura se posterga. Incluye emisor, receptor, motivo del traslado (venta, traslado interno o consignación) y los datos del transportista con la patente del vehículo. La factura correspondiente se emite dentro del plazo que exige el SII.
- Cuándo usarla: empresas en Chile que trasladan mercancía y necesitan la guía de despacho para el transporte, dejando la facturación para un momento posterior según lo permite el SII.
- Recomendación: si postergas la factura, márcate un recordatorio: el SII exige emitirla dentro del plazo reglamentario contado desde la fecha de la guía de despacho, no de forma indefinida.
Tamaño: 36.7 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Nota de remisión bilingüe español + inglés
Nota de remisión bilingüe español + inglés con los campos duplicados en los dos idiomas: remitente, destinatario, transportista y descripción de la mercancía. Pensada para comercio exterior LATAM, cuando el transportista o el destinatario internacional necesita entender el documento sin depender de un traductor.
- Cuándo usarla: empresas que exportan o trasladan mercancía a socios internacionales y necesitan que remitente, transportista y destinatario entiendan el documento en los dos idiomas.
- Recomendación: si la operación cruza frontera, añade también el Incoterm o la condición de entrega pactada; evita confusiones con la aduana y con el transportista internacional.
Tamaño: 36.7 KB
Compatibilidad: Word 2010 o superior · Google Docs · LibreOffice Writer
Qué plantilla usar según tu país
El país y el tipo de operación determinan cuál de las 6 plantillas encaja mejor:
- Si estás en España y envías mercancía entre almacenes o al cliente antes de facturar: usa la #01. Es el albarán clásico, con el destinatario firmando la recepción como prueba de entrega.
- Si vendes al menudeo en México y necesitas un comprobante inmediato: usa la #02, la nota de venta complementaria al CFDI. Relaciónala después con el folio fiscal (UUID) cuando timbres el comprobante ante el SAT.
- Si trasladas bienes dentro de Perú: usa la #03 con los datos que pide SUNAT (remitente, transportista, puntos de partida y llegada). Verifica antes si tu operación exige la guía de remisión electrónica (GRE).
- Si vendes en Colombia y no estás obligado a facturación electrónica: usa la #04, documento equivalente ante la DIAN. Si sí estás obligado, úsala como soporte interno adicional a tu factura electrónica.
- Si despachas mercancía en Chile antes de facturar: usa la #05, la guía de despacho que exige el SII. Recuerda emitir la factura dentro del plazo reglamentario tras el despacho.
- Si tu transportista o tu destinatario es internacional: usa la #06 bilingüe ES+EN. Los campos duplicados en los dos idiomas evitan confusiones en aduana y en el punto de entrega.
Cómo rellenar la nota de remisión paso a paso
- Elige la plantilla según tu país y tu operación: España, México, Perú, Colombia, Chile o bilingüe para comercio exterior.
- Descarga el .docx y ábrelo en Microsoft Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Los tres respetan la maquetación A4 vertical y la tabla de datos sin romperla.
- Numera con una serie propia y correlativa, independiente de tu serie de facturas o de tu CFDI. No mezcles nunca ambas numeraciones.
- Rellena remitente y destinatario: razón social o nombre, identificación fiscal (NIF, RFC, RUC, NIT o RUT según el país) y dirección de origen y destino.
- Indica el motivo del traslado: venta, traspaso entre almacenes, consignación o muestra. Es un campo obligatorio en Perú y en Chile.
- Añade los datos del transportista (nombre, identificación y placa o patente del vehículo) cuando tu país lo exija para el traslado.
- Describe la mercancía con precisión: unidades, número de bultos, peso o volumen. Cuanto más detalle, menos fricción en un control en ruta.
- Imprime en triplicado o guarda en PDF y consigue la firma del destinatario en la entrega. Esa copia firmada es tu prueba frente a cualquier reclamación.
Errores frecuentes al emitir una nota de remisión (y cómo evitarlos)
- Confundir la nota de remisión con la factura: la nota acompaña la mercancía, pero no sustituye tu obligación fiscal. La factura o el comprobante electrónico se emiten aparte, según la normativa de tu país.
- Omitir el motivo del traslado: en Perú y en Chile es un dato obligatorio de la guía. Sin él, el documento no sustenta el traslado ante un control en ruta.
- No incluir los datos del transportista en los países donde se exige (Perú, Chile): nombre, identificación y placa o patente del vehículo.
- No numerar de forma correlativa: usa una serie propia y sin huecos. Una numeración salteada genera dudas ante cualquier revisión.
- Olvidar el sello o la firma del destinatario: sin esa firma no tienes prueba de que la mercancía llegó, y pierdes tu respaldo ante una disputa de entrega.
- Usar solo la plantilla en Word cuando tu país exige el formato electrónico obligatorio: la guía de remisión electrónica (GRE) en Perú, el DTE en Chile o el CFDI en México prevalecen sobre el documento en papel cuando son exigibles.
Consejos para gestionar tus notas de remisión
- Emite en triplicado: una copia para el emisor, una para el transportista y una para el destinatario. Cada parte conserva su respaldo del traslado.
- Guarda la copia firmada por el destinatario como prueba de entrega; es el documento que resuelve cualquier disputa sobre si la mercancía llegó o no.
- Integra la numeración con tu sistema de inventario: cada remisión debería poder cruzarse con la salida de stock correspondiente.
- Verifica los datos del vehículo del transportista cuando aplique: placa o patente correctas evitan problemas en un control en ruta.
- Relaciona siempre la remisión con la factura o el comprobante que la sigue (CFDI, factura electrónica…), para que la trazabilidad quede completa ante una auditoría.
Checklist antes de enviar la nota de remisión
Antes de enviar la nota de remisión, verifica que: el número lleva una serie propia y correlativa, distinta de tu factura o CFDI; la fecha de emisión es correcta; los datos del remitente y del destinatario están completos (nombre, identificación fiscal y dirección); el motivo del traslado está indicado (obligatorio en Perú y en Chile); la mercancía está descrita con unidades, bultos, peso o volumen; los datos del transportista aparecen cuando tu país lo exige; el destinatario ha firmado o sellado la recepción; y, si tu operación está alcanzada por un formato electrónico obligatorio (GRE, DTE, CFDI), lo has emitido además de esta plantilla en Word.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre nota de remisión y factura?
La nota de remisión acompaña la mercancía durante el traslado y certifica qué se envía, quién lo remite y quién lo recibe. La factura (o el comprobante electrónico que corresponda en tu país) es el documento tributario que genera la obligación fiscal de la operación. Son documentos distintos y complementarios: la remisión no sustituye a la factura, y en la mayoría de países tampoco al revés.
¿Es obligatoria la guía de remisión en Perú?
Sí, para sustentar el traslado de bienes dentro del territorio peruano. SUNAT exige datos del remitente, del destinatario, del transportista y de los puntos de partida y llegada. Además, muchas operaciones están alcanzadas por la guía de remisión electrónica (GRE), que se emite a través de SUNAT o de un operador de servicios electrónicos (OSE); verifica con tu contador si tu caso está obligado a ese formato electrónico.
¿Cómo se relaciona con la factura electrónica del SAT en México?
La nota de venta funciona como comprobante interno inmediato en el punto de venta, mientras el CFDI correspondiente se timbra ante el SAT (de forma individual o agrupada, según tu régimen). Cuando timbres el CFDI, anota su folio fiscal (UUID) en la nota de venta para conservar la trazabilidad entre ambos documentos.
¿Necesito autorización previa para usar estas plantillas?
No para el documento en Word en sí: son plantillas base que puedes personalizar y numerar con tu propia serie. Lo que sí puede requerir autorización o registro previo es el formato electrónico obligatorio de tu país cuando aplica (por ejemplo, la GRE en Perú a través de SUNAT/OSE, o el timbrado del CFDI en México a través de un PAC autorizado por el SAT).
¿Vale una plantilla en Word para SUNAT, DIAN o SII?
Como base editable y como documento de respaldo, sí. Pero si tu operación está alcanzada por un formato electrónico obligatorio en tu país (guía de remisión electrónica en Perú, DTE en Chile, facturación electrónica en Colombia cuando corresponda), ese formato electrónico prevalece y el documento en Word no lo sustituye. Consulta siempre la normativa vigente o a tu asesor contable antes de operar solo con la versión en papel.
¿Por cuánto tiempo se debe guardar una nota de remisión?
El plazo de conservación depende de la normativa contable y tributaria de cada país, y suele coincidir con el plazo general de prescripción fiscal (habitualmente varios años). Guarda tanto la copia emitida como la firmada por el destinatario junto con la factura o el comprobante electrónico relacionado, para poder acreditar la operación completa ante una revisión.