Plantilla de orden de trabajo en Word — 6 modelos editables [2026]

Una orden de trabajo en Word (OT o Work Order) es el documento por el que un responsable autoriza formalmente la ejecución de una intervención técnica sobre un activo, instalación o servicio. Es el instrumento operativo que integra la planificación del trabajo, la evaluación de riesgos y la trazabilidad de la ejecución, y su emisión responde al deber empresarial de información y formación previsto en los artículos 18 y 19 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

Estas seis plantillas en Word cubren los usos más habituales de la OT en distintos sectores: OT de mantenimiento industrial conforme a la norma UNE-EN 13306 e integrable con GMAO, OT de taller mecánico ajustada al Real Decreto 1457/1986, OT de servicios TI alineada con ITIL 4 e ISO/IEC 20000, OT de construcción con coordinación de actividades preventivas del RD 171/2004 y Ley 32/2006 de subcontratación, OT de servicios técnicos a domicilio bajo la Ley 44/2006 de consumidores y una versión bilingüe español + inglés para empresas exportadoras.

Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los bloques que exige una OT completa: identificación de la orden con número y prioridad, datos del cliente y contacto, ubicación e identificación del activo, descripción del trabajo con materiales y herramientas, evaluación de riesgos con medidas preventivas y EPI obligatorios, autorización y ejecución con firmas y tiempos reales, verificación y entrega con aceptación del cliente y cierre con coste imputado y facturación.

Más abajo te explicamos qué modelo elegir según el sector, cómo cumplimentar la OT respetando la Ley 31/1995 de PRL y la coordinación de actividades del RD 171/2004, qué errores generan sanciones de la Inspección de Trabajo o reclamaciones del cliente y qué buenas prácticas siguen los responsables de operaciones para garantizar trazabilidad, seguridad y control de costes.

6 modelos de orden de trabajo en Word para descargar gratis

Cada modelo está optimizado para A4 vertical con bloques editables conforme a la Ley 31/1995 PRL y a la normativa sectorial.

Qué modelo de orden de trabajo elegir según el sector

El sector y el tipo de intervención determinan cuál de las 6 plantillas usar:

• Si gestionas mantenimiento industrial: la plantilla #01 (mantenimiento industrial) sigue la terminología de la norma UNE-EN 13306 y se integra con sistemas GMAO. Es el modelo por defecto para planta de fabricación, energía, química o farmacéutica con mantenimiento preventivo planificado.
• Si trabajas en un taller de reparación de vehículos: la plantilla #02 (taller mecánico) cumple con el Real Decreto 1457/1986 sobre talleres de reparación y con la Ley 6/2020 de garantías. Incluye desglose de recambios y mano de obra exigible por el cliente.
• Si prestas servicios TI o gestionas un CAU interno: la plantilla #03 (TI y sistemas) se alinea con ITIL 4 y con la ISO/IEC 20000. Clasifica la OT por impacto y urgencia con SLA de tiempo de respuesta y resolución.
• Si diriges obra o coordinas subcontratas: la plantilla #04 (construcción) exige verificación del REA (Registro de Empresas Acreditadas) de la Ley 32/2006 y coordinación de actividades preventivas del RD 171/2004. Adecuada para contratista principal y jefe de obra.
• Si prestas servicios técnicos a domicilio: la plantilla #05 (servicios domiciliarios) cumple con la Ley 44/2006 de consumidores en cuanto a presupuesto previo, información técnica y factura desglosada. Adecuada para fontanería, electricidad, cerrajería o SAT de electrodomésticos.
• Si trabajas para clientes internacionales: la plantilla #06 (bilingüe ES+EN) presenta las cláusulas en español e inglés con terminología estándar (Work Order, Job Order, Service Request). Adecuada para exportadoras y filiales de multinacionales.

Cómo cumplimentar la orden de trabajo paso a paso

1. Selecciona el modelo según el sector y el tipo de intervención: mantenimiento industrial, taller mecánico, TI, construcción, servicios domiciliarios o bilingüe. La estructura básica es la misma; cambian los requisitos regulatorios específicos.
2. Descarga el .docx y ábrelo en Microsoft Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Las tres respetan el formato A4 vertical, los bloques y las firmas si se añaden como imagen embebida.
3. Numera cada OT y asigna prioridad y tipo: número correlativo, prioridad (alta, media, baja) y tipo (preventivo, correctivo, predictivo, instalación, proyecto). La clasificación permite después analizar KPIs de servicio como MTTR o cumplimiento del SLA.
4. Identifica al cliente con datos suficientes para facturación posterior: razón social, CIF, dirección, persona de contacto y referencia contractual (pedido, SLA, contrato). Sin estos datos la facturación posterior es imposible o genera controversia.
5. Localiza el activo con precisión (planta, sala, código): código interno del activo, nº de serie, marca y modelo permiten trazabilidad posterior en el historial de intervenciones y análisis de fiabilidad. Es la base de cualquier programa de mantenimiento basado en la condición.
6. Realiza la evaluación de riesgos antes de emitir la OT: la Ley 31/1995 (art. 16) exige evaluar los riesgos y planificar la acción preventiva. Documenta riesgos, medidas preventivas, EPI obligatorios y permisos de trabajo especiales (trabajo en caliente, espacios confinados, altura, ATEX).
7. Coordina con otras empresas concurrentes si procede (RD 171/2004): si hay más de una empresa trabajando simultáneamente en el mismo centro, documenta el intercambio de información preventiva y las medidas de coordinación. La ausencia de coordinación es infracción grave sancionable.
8. Cierra la OT con verificación, aceptación y coste real: trabajos realizados, materiales consumidos reales, incidencias, pruebas de funcionamiento, aceptación del cliente y coste imputado (mano de obra + materiales + desplazamiento). El cierre incompleto invalida el registro para análisis posterior y facturación.

Errores frecuentes que generan sanciones o reclamaciones

• Emitir la OT sin evaluación de riesgos previa: es una infracción grave del artículo 16 de la Ley 31/1995 de PRL. La Inspección de Trabajo sanciona sistemáticamente esta omisión, sobre todo tras un accidente laboral donde el análisis de la investigación revele que no se planificó la acción preventiva.
• No documentar los EPI obligatorios ni los permisos especiales: sin especificación por escrito de los EPI necesarios y los permisos requeridos (trabajo en caliente, espacios confinados, altura), el trabajador ejecuta con criterio propio y el empresario no puede demostrar el cumplimiento del deber de protección del artículo 14 de la Ley 31/1995.
• Omitir la coordinación de actividades con otras empresas (RD 171/2004): en obras y centros con concurrencia empresarial, la ausencia de documentación de coordinación es infracción grave. La responsabilidad puede extenderse solidariamente al titular del centro o al empresario principal.
• Cerrar la OT sin firma del cliente o del receptor del servicio: sin la aceptación firmada del cliente, cualquier reclamación posterior sobre calidad, alcance o coste queda en desventaja para el proveedor. En taller mecánico y servicios domiciliarios es prueba clave frente a la Ley 44/2006 de consumidores.
• No registrar el tiempo real de la intervención ni los materiales consumidos: sin estos datos, el análisis de rentabilidad por cliente, por técnico o por tipo de intervención es imposible. La empresa vuela a ciegas en su gestión operativa y en la mejora continua del servicio.
• Reutilizar la misma OT plantilla sin adaptar riesgos por intervención concreta: los riesgos dependen del activo, del entorno y del momento concreto. Copiar y pegar riesgos genéricos vulnera el principio de evaluación específica y no cumple el deber preventivo real.

Buenas prácticas del responsable de operaciones

• Integra la OT con un GMAO o sistema de gestión: la trazabilidad manual en papel es lenta y propensa a errores. Un GMAO (SAP PM, IBM Maximo, GMAO libre como openMAINT) permite historiales de activo, KPIs de fiabilidad, planificación de recursos y análisis de causa raíz. Ahorra horas en operativa.
• Estandariza la nomenclatura de activos y códigos internos: un sistema de codificación coherente (por instalación, línea, equipo, componente) es la base de la trazabilidad. Sin nomenclatura estándar, los mismos activos aparecen con nombres distintos en diferentes OTs y el análisis histórico es imposible.
• Mide los KPIs de mantenimiento: MTBF, MTTR, disponibilidad, backlog: MTBF (tiempo medio entre fallos) y MTTR (tiempo medio de reparación) permiten cuantificar la fiabilidad y la respuesta. Disponibilidad = MTBF / (MTBF + MTTR). El backlog de OTs pendientes indica la salud del servicio.
• Digitaliza la firma con tablet o firma electrónica reconocida: la firma en tablet (grafómetro) tiene validez legal si cumple el Reglamento eIDAS 910/2014 y captura biométrica de la firma. Acelera la aceptación del cliente y evita el papeleo del cierre físico posterior.
• Analiza sistemáticamente las incidencias no previstas para mejorar el proceso: cada desviación de la OT prevista es una oportunidad de aprendizaje. Un análisis mensual del listado de incidencias identifica causas sistemáticas (materiales no disponibles, planificación errónea, formación insuficiente) que se pueden atacar con acciones correctivas.

Checklist final antes de emitir la OT

Antes de emitir la orden de trabajo, verifica que: el número de OT es correlativo y único; la prioridad y el tipo están asignados; los datos del cliente y la referencia contractual figuran completos; la ubicación y el activo intervenido están identificados con código interno y nº de serie; el alcance del trabajo describe tareas, secuencia y resultado esperado; los materiales y herramientas necesarios están listados con códigos; la evaluación de riesgos identifica los riesgos específicos de la intervención; las medidas preventivas requeridas están documentadas; los EPI obligatorios y los permisos especiales están especificados; la coordinación de actividades preventivas (RD 171/2004) consta si hay concurrencia empresarial; hay firma del responsable que autoriza y del técnico que recibe la OT; al cerrar la OT: trabajos realizados, materiales consumidos reales, incidencias, tiempo empleado, verificación del estado final, aceptación firmada del cliente y coste imputado (mano de obra + materiales + desplazamiento); todos los campos entre corchetes [ ] están sustituidos por los datos reales; y el registro se archiva en el sistema de gestión conforme a la Ley 31/1995 y al procedimiento interno.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio emitir orden de trabajo antes de iniciar una intervención?

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (arts. 18, 19 y 23) obliga al empresario a informar, formar y documentar la actividad preventiva. La OT es el instrumento habitual para cumplir esa obligación: sin ella, en caso de accidente la empresa tiene difícil probar que planificó la acción preventiva, evaluó los riesgos e instruyó al trabajador. Además, en construcción, en servicios TI con SLA y en mantenimiento industrial certificado ISO 9001, la OT forma parte del sistema de gestión y su ausencia es no conformidad de auditoría.

¿Qué diferencia hay entre orden de trabajo y parte de trabajo?

La orden de trabajo (OT) es el documento previo al trabajo: la emite el responsable, autoriza la intervención, define alcance, riesgos y recursos, y se entrega al técnico o subcontrata. El parte de trabajo es el documento posterior o simultáneo: lo rellena el técnico durante o al terminar la intervención, con horas trabajadas, materiales consumidos e incidencias. En pymes se suelen unificar en un solo documento; en empresas grandes se separan claramente.

¿Qué significa el REA en construcción y por qué hay que verificarlo?

El REA (Registro de Empresas Acreditadas) es un registro público creado por la Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción. Todas las empresas contratistas y subcontratistas del sector deben inscribirse antes de intervenir en una obra. El contratista principal debe verificar la inscripción antes de emitir la OT o subcontratar; contratar con una empresa no inscrita es infracción muy grave con multa de 25.001 a 500.000 euros según el capítulo III de la propia ley.

¿Cómo se coordina la actividad preventiva entre varias empresas en el mismo centro?

El Real Decreto 171/2004 desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 y establece los deberes de cooperación e información recíproca entre empresas que concurren en un mismo centro de trabajo. Cada empresa informa a las demás de los riesgos que aporta y de las medidas preventivas aplicables; el titular del centro coordina; el empresario principal vigila el cumplimiento. La coordinación debe documentarse por escrito y adjuntarse a la OT correspondiente para acreditar el cumplimiento.

¿Qué es ITIL y cómo se aplica en una OT de TI?

ITIL (Information Technology Infrastructure Library) es el marco de referencia global para la gestión de servicios TI, en su versión ITIL 4. Define procesos como request fulfillment (solicitudes estándar), incident management (incidencias que degradan el servicio), problem management (análisis de causa raíz recurrente) y change enablement (cambios planificados con evaluación de riesgo). Una OT de TI se clasifica en uno de estos procesos, se prioriza por impacto y urgencia, y respeta los acuerdos de nivel de servicio (SLA) contratados.

¿Funcionan estas plantillas en Google Docs y LibreOffice Writer?

Sí. Sube el .docx a Google Drive y ábrelo con Google Docs; los bloques y el diseño A4 se conservan. En LibreOffice Writer también funciona sin problemas. En Microsoft Word 2016 o posterior es donde mejor se respeta el diseño original, incluyendo las firmas si se añaden como imágenes embebidas.

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