Hemos creado un paso a paso para que puedas crear e imprimir tus plantillas de horario de trabajo. Controla la entrada y salida de cada trabajador. También podrás añadir columnas en las que se reflejen aquellas tareas a las que el trabajador dedicó mas horas durante su jornada laboral.
Aquí podrás descargar plantillas de horarios de trabajo en Word/Excel de manera gratuita y listas para personalizarlas.
¿Cómo crear un calendario laboral en Excel?
Si sabes Excel, tu trabajo es ahora más fácil. Es, por supuesto, la herramienta más común para crear una plantilla de horario laboral en Excel, ya que proporciona tantas columnas y filas como desee. Aquí tienes los pasos a seguir para crear tu propia plantilla de horario en Excel:
- Inicie el programa y abra un nuevo archivo.
- Empieza por dar un nombre a la hoja de cálculo para que sea más fácil identificarla. Por ejemplo, el nombre podría ser «Calendario laboral: 10 – 15 de noviembre». Guarde el archivo en cada etapa para no perder su progreso.
- Crear encabezados de columna
- Una forma sencilla de crear encabezados para su hoja de cálculo es nombrar a su primera columna «Nombre del empleado». A continuación, nombra las siguientes columnas según los días de la semana. Si está programando para dos o más semanas, utilice fechas para los títulos de las columnas. Haga que los títulos destaquen eligiendo un tipo de letra diferente y poniéndolos en negrita.
- Introduzca el nombre de cada empleado y su ID/número de empleado.
- Puede introducir esta información en la sección «Nombre del empleado».
- Introduzca el horario de trabajo de cada empleado
- En las siguientes columnas de días, introduzca las horas de trabajo de sus empleados en cada uno de los días correspondientes. Esta es una forma sencilla de que los empleados encuentren su línea en la plantilla del plan de horario de trabajo y vean cuándo van a trabajar durante ese periodo.
- Imprima el calendario y compártalo
- La mayoría de las empresas imprimen el horario y lo colocan en la oficina, donde los empleados pueden verlo. También puede guardar el archivo y enviarlo por correo electrónico a los empleados.
¿Cómo hago un horario en Word?
Además de Excel, también puede crear su plantilla de horario de empleados utilizando Microsoft Word. Estos son los sencillos pasos que hay que seguir:
Abre un documento nuevo.
Haga clic en Insertar > Tabla > Insertar tabla.
Busca el recuadro pequeño con una selección de filas y columnas. Cree la tabla en función de las horas de trabajo.
Resalte la primera fila de la tabla. Haga clic en Diseño y luego en Combinar celdas.
Pase a la fila siguiente e introduzca los días de la semana en cada celda. Salga de la primera celda, ya que allí entrará cada hora del día.
En la primera columna, introduzca cada hora del día dejando vacía la primera celda.
Continúe introduciendo los horarios de sus empleados.
No olvides añadir un título como «Horario del empleado» o algo similar.
Comprobar la plantilla de horario de trabajo
Todas las plantillas de horarios de los empleados deben tener los nombres de los empleados, las horas de trabajo, las fechas incluidas y la información de contacto impresa en su horario. Siempre que sea posible, se recomienda presentar el horario de los empleados en forma de tabla y utilizar códigos de colores y fotos de los empleados.
Esto facilita la lectura del calendario. Sea cual sea el formato que elija, procure que la plantilla sea sencilla para que los empleados sólo necesiten unos segundos para entenderla. De un vistazo, sus empleados deberían ver
- Días que trabajan.
- Horas dedicadas.
- El trabajo que realizarán.
Si sus empleados tardan más en descifrar el horario, es que es demasiado complicado. He aquí una forma sencilla de poner a prueba su horario.
- Necesitará un cronómetro y una copia de su horario.
- Deja tu agenda a un lado durante unos segundos mientras realizas otras tareas.
- Antes de volver a mirar su horario, elija a uno de sus empleados.
- Con ese empleado en mente, pon en marcha el cronómetro y mira tu agenda. Intenta averiguar cuándo trabajará este empleado al día siguiente.
- Si puede averiguar el horario de su empleado para el día siguiente en 30 segundos o menos, su horario es bueno. Si no es así, considere la posibilidad de simplificarlo.
Consejos para crear y utilizar una plantilla de horario de trabajo
Aunque el uso de una plantilla de programación de trabajo puede facilitar la programación de sus empleados, tiene sus limitaciones porque las plantillas no pueden hacer nada: la programación real. Se trata de un área en la que hay que desarrollar habilidades. Si es la primera vez que rellena una plantilla de horario de trabajo, tenga en cuenta los siguientes consejos que le ayudarán a crear una plantilla de horario para sus empleados:
- Evite cambiar todo el horario escalonado cada semana.
- Recuerde mantener siempre la coherencia. Normalizar las horas de inicio y fin de los turnos para garantizar la coherencia de los horarios de los empleados. Esto también aligera el trabajo. Si puede normalizar el horario, será mucho más fácil hacer ajustes cuando sus empleados soliciten tiempo libre.
- Pide a tus empleados que te den su opinión, pero mantén una hora límite fija.
- Puede establecer un protocolo sobre cómo aceptar y procesar las solicitudes de tiempo libre de los empleados. Para hacerlo más eficaz, fije una fecha límite para presentar estas solicitudes.
- Aprovecha las aplicaciones y herramientas de programación si eres experto en tecnología.
- Vincule su plantilla de planificación de Excel con los datos de su punto de venta (TPV). Esto le ayuda a tomar decisiones más inteligentes a la hora de planificar los horarios basándose en las ventas y no sólo en la intuición.
- Si es necesario, pida refuerzos para completar su programa
- Como es de esperar, siempre habrá una afluencia de clientes en la temporada navideña. Asegúrate de contar con personal suficiente para atender a tus invitados, de lo contrario no volverán.
- Pero si tiene demasiados empleados, más de los que necesita, puede acabar gastando en ellos más de lo que debería. Realice su propia previsión de mano de obra para las vacaciones analizando los datos históricos, de modo que pueda programar suficientes empleados antes de que lleguen las fiestas.
¿Cómo se organiza el horario de los empleados?
Puede utilizar un software especializado en programación de horarios de los empleados para satisfacer sus necesidades, pero a menudo lo que necesita es una plantilla de Excel sencilla y flexible. Una plantilla de horario de entrada y salida le pide que enumere a todos sus empleados. A continuación, cuenta el número de empleados que trabajan cada día.
Esto le ayuda a crear un calendario de trabajo. Uno de los principales objetivos de una plantilla de horario de trabajo es facilitarle la creación de un horario muy flexible. Aquí tienes algunos pasos que te ayudarán:
- Imprima una plantilla en blanco para cada uno de sus empleados.
- Proporcione a cada empleado una plantilla en blanco en la que indicar qué días prefiere trabajar, qué días necesita tomarse libres, etc. También puede compartir una copia de la plantilla con sus empleados. También puede compartir una copia de la plantilla para que cada empleado la rellene en línea. Pero esto sólo es aplicable si sus empleados tienen los conocimientos informáticos necesarios.
- Reúna los horarios de sus empleados e intente introducirlos en la plantilla.
- Ajustar el calendario si es necesario
- Algunas personas intentan utilizar programas informáticos para automatizar la creación de los horarios de los empleados. Pero a menudo es más fácil usar el cerebro, sobre todo cuando hay que tener en cuenta ciertas consideraciones.
- Entregue a cada empleado una copia del horario definitivo
- Imprime el horario y entrega una copia a cada uno de tus empleados para que sepan cuándo tienen que venir a trabajar.