Libro registro autónomo en Excel — 6 plantillas [2026]

Los libros registro autónomo en Excel son las hojas obligatorias por la AEAT donde el autónomo y la pyme registran todas sus facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión y suplidos. Son obligatorios para todos los autónomos en estimación directa simplificada y normal, y se utilizan para cuadrar los modelos 303 (IVA), 130 (IRPF) y 390 (resumen anual). Estas seis plantillas cubren los cuatro libros oficiales más una versión consolidada y bilingüe EN+ES.

Cada plantilla incluye fórmulas reales: =D5*(1+0,21) para calcular el total con IVA, =SUMA() para totales del periodo y los KPIs superiores que muestran total base, total IVA y total con IVA. Las celdas en azul son entradas (fecha, número de factura, concepto, base imponible, tipo de IVA); las celdas en negro son fórmulas calculadas automáticamente.

Son archivos .xlsx compatibles con Microsoft Excel 2016 o superior, Google Sheets y LibreOffice Calc, descargables gratis. Diseñadas para autónomos que quieren llevar su contabilidad de forma ordenada antes de enviarla al gestor, asesorías que necesitan plantillas estandarizadas para sus clientes y pymes con menos de 600.000 € de facturación que pueden tributar en estimación directa simplificada.

Más abajo te explicamos qué libros son obligatorios según tu régimen, cómo numerar correlativamente las facturas, cómo conservar las facturas justificativas y los errores que provocan que Hacienda te niegue la deducibilidad de gastos durante una comprobación.

6 plantillas de libro registro autónomo en Excel gratis

Los 4 libros oficiales obligatorios + consolidado + bilingüe EN+ES. Numeración correlativa, fórmulas reales y campos en azul para tus datos.

Cómo elegir tu plantilla de ingresos y gastos

Antes de descargar, define para qué la vas a usar. Cada perfil necesita una estructura distinta y una equivocación al elegir hace que tengas que reformatear medio archivo. Esta guía rápida cubre los cinco perfiles más habituales:

• Si vas a registrar tus ingresos (facturas emitidas): la #01 (facturas emitidas) lleva fecha, nº correlativo, cliente, base imponible y total con IVA. Obligatoria para todos los autónomos.
• Si vas a registrar tus gastos deducibles: la #02 (facturas recibidas) lleva fecha, nº proveedor, concepto, base y total. Sirve para cuadrar IVA soportado del 303 y gastos del 130.
• Si tienes inversiones (notebook, móvil, equipamiento): la #03 (bienes de inversión) lleva alta, coste y amortización. Los bienes >601 € deben amortizarse, no deducirse de golpe.
• Si pagas gastos por cuenta del cliente (notario, registro): la #04 (provisiones y suplidos) los separa para no confundirlos con gastos propios. Los suplidos se reembolsan sin IVA.
• Si quieres consolidar todo en una hoja: la #05 (todo en uno) junta los 4 libros con columna de tipo (EMIT/REC/INV/SUP) y filtros para extraer cada libro independiente.
• Si reportas a un gestor o asesor en inglés: la #06 (EN+ES) usa Date / Invoice nº / Customer / Base / Total con headers bilingües.

Cómo editar la plantilla en menos de 5 minutos

1. Descarga la plantilla del libro que necesites (emitidas, recibidas, inversión, suplidos, todo en uno o bilingüe).
2. Numera correlativamente las facturas: F-2026-001, F-2026-002… Sin saltos ni huecos. Hacienda exige que la numeración sea correlativa por año natural.
3. Rellena fecha, cliente o proveedor y base imponible en las celdas azules. El total con IVA se calcula solo según el tipo (21%, 10%, 4%, 0% en exenciones).
4. Conserva los originales de las facturas en una carpeta paralela (física o digital). Hacienda los puede pedir en comprobaciones hasta 4 años después.
5. Cuadra mensualmente con tu cuenta bancaria: la suma del libro de emitidas debe coincidir con los cobros recibidos; la del libro de recibidas con los pagos realizados. Las diferencias son pendientes de cobro/pago.

Consejo práctico: guarda una copia mensual del archivo para tener histórico. Así puedes comparar la evolución de tus ingresos y gastos a lo largo del año sin sobrescribir datos pasados.

Errores comunes al usar plantillas de ingresos y gastos

• Saltarse números de factura emitida: si emites F-001, F-002, F-005, Hacienda te pide explicación de F-003 y F-004. Mejor anular como «factura anulada» que dejar huecos en la serie.
• Deducir el 100% de un bien de inversión en el año de compra: los bienes >601 € se amortizan según tabla AEAT (notebook: 25%/año, construcción: 3%/año). Solo se deduce la amortización anual, no el coste íntegro.
• Confundir suplidos con gastos propios: si pagas una tasa de registro mercantil para tu cliente y se la cobras íntegra después, eso es suplido (no devenga IVA). Si lo metes como gasto propio, falseas el rendimiento neto.
• No conservar las facturas en papel o PDF original: solo el Excel no es prueba ante Hacienda. Necesitas las facturas originales con NIF, concepto, base e IVA durante 4 años mínimo.
• Mezclar libros de varios años en la misma hoja: cada año natural lleva su propio libro registro con numeración independiente (la primera factura del año empieza siempre en 001).

Checklist final antes de cerrar el archivo

Antes de cerrar el ejercicio fiscal, verifica: todas las facturas emitidas están numeradas correlativamente sin saltos; todas tienen NIF del cliente; todas las facturas recibidas tienen tu NIF y son deducibles (afectas a la actividad); los bienes de inversión están registrados con su fecha de alta y coste; los suplidos están separados de los gastos propios; los totales de cada libro cuadran con los modelos 303 trimestrales presentados; y conservas los originales de las facturas archivados por trimestre durante al menos 4 años.

Preguntas frecuentes

¿Qué libros registro son obligatorios para un autónomo?

Para autónomos en estimación directa: libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libro de bienes de inversión y libro de provisiones de fondos y suplidos (si corresponden). Para autónomos en estimación objetiva (módulos): libro de bienes de inversión solamente. Para SOCIEDAD (SL/SA): contabilidad mercantil completa (no estos libros).

¿Cuántos años hay que conservar los libros y facturas?

La Ley General Tributaria obliga a conservar libros y facturas 4 años desde el fin del plazo de presentación. La Comercial obliga a 6 años. Para curarte en salud: 6 años. Algunas deducciones (I+D, inmovilizado amortizable) pueden requerir conservación más larga porque aplican durante varios ejercicios.

¿Puedo llevar los libros en Excel o necesito software contable?

Excel es válido. Lo que la AEAT exige es: numeración correlativa, contenido mínimo (fecha, nº, concepto, base, IVA), conservación 4 años. Si tu volumen es <100 facturas/mes, Excel sobra. A partir de ahí, ContaSimple, Holded o software contable estándar te ahorran tiempo y errores.

¿Qué son los suplidos y cómo se registran?

Suplidos son pagos que haces por cuenta del cliente (tasas, registros, notario, mensajería) y le reembolsa íntegramente. No devengan IVA (art. 78.3.3º LIVA) y se registran en libro aparte. Si los mezclas con gastos propios, distorsionas tu rendimiento neto y puedes acabar ingresando más IVA del que toca.

¿Cómo se amortiza un bien de inversión?

Según las tablas oficiales AEAT de coeficientes de amortización. Ejemplos: equipo informático 25-50%/año, mobiliario 10%/año, construcciones 3%/año, vehículos 16%/año (si están afectos al 100%). El coste del bien se reparte en cuotas anuales y solo se deduce cada año la cuota correspondiente, no el total.

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