Lista de asistencia en Word — 6 plantillas para aula, evento y extraescolar [2026]

Una lista de asistencia en Word es el registro documental en el que un docente, tutor, monitor o responsable de actividad registra la presencia o ausencia del alumnado o participantes en cada sesión o día lectivo. Es una función docente obligatoria conforme al artículo 91.1.d de la LOMLOE (LO 3/2020) sobre el control de asistencia del alumnado y una pieza clave de los protocolos autonómicos de absentismo escolar que activan cuando se superan umbrales de faltas injustificadas (habitualmente el 20% mensual). También es documento base para la Ley Orgánica 8/2015 y la Ley 26/2015 de protección jurídica del menor cuando el absentismo puede indicar situación de riesgo o desamparo.

Estas seis plantillas en Word cubren los formatos de lista de asistencia más utilizados: modelo mensual clásico con listado alfabético y rejilla de días lectivos usando códigos estandarizados A/F/J/R/E, semanal detallado por sesión horaria adecuado a ESO (RD 217/2022) y bachillerato (RD 243/2022) para detectar absentismo selectivo por asignatura, específico para eventos puntuales (excursiones, charlas, graduaciones) con autorización familiar previa y protocolo de emergencia, para actividades extraescolares (deportivas, culturales, musicales) con referencia al seguro de responsabilidad civil (Ley 50/1980 y Ley 10/1990 del Deporte), digital-híbrido para coexistir con plataformas Alexia, Educamos, Aditio, ClickEdu, Additio, Idoceo, y bilingüe español + inglés para colegios British Council, PIBE, IB o Cambridge con códigos anglosajones equivalentes (P/A/L/E/S).

Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los 8 apartados canónicos: identificación del grupo, tutor, centro y mes; códigos de asistencia estandarizados con su significado explicado; listado alfabético del alumnado con DNI o NIA y rejilla de días 1-31 con casillas de marca por sesión o por día; resumen mensual con totales de asistencia, faltas justificadas e injustificadas, retrasos y expulsiones; identificación del alumnado con umbral de absentismo activado (habitualmente >=20% de faltas injustificadas mensuales según protocolo autonómico); protocolo de absentismo con notificación a la familia, comunicación a Jefatura de Estudios, derivación a Equipo de Orientación, comunicación a Inspección Educativa y eventual comunicación a Servicios Sociales o Fiscalía de Menores conforme al art. 13 LO 1/1996; registro de justificantes recibidos (médico, familiar, deber inexcusable); reporte a Jefatura de Estudios y a Inspección; observaciones del tutor con patrones detectados; cláusula de protección de datos personales conforme al RGPD (Art. 6.1.c interés público y 6.1.e servicio público educativo) y a la LOPDGDD 3/2018.

Más abajo te explicamos qué modelo elegir según el contexto (aula ordinaria, evento puntual, extraescolar), cómo usar correctamente los códigos A/F/J/R/E y activar el protocolo de absentismo, qué errores comprometen el valor legal del registro (omisión de firma, códigos inconsistentes, tratamiento de datos personales sin base legal RGPD) y qué buenas prácticas siguen los centros que han conseguido usar el control de asistencia como herramienta real de detección temprana de absentismo y de acción socioeducativa, no como mero trámite burocrático.

6 plantillas de lista de asistencia en Word para cualquier contexto

Cada modelo está optimizado para A4 vertical conforme al art. 91.1.d LOMLOE y a los protocolos autonómicos de absentismo.

Qué modelo de lista de asistencia elegir según el contexto

El contexto y la etapa determinan cuál de las 6 plantillas usar:

• Si eres tutor y llevas el control mensual del aula: usa la plantilla #01 (mensual). Formato tradicional con códigos A/F/J/R/E y resumen mensual listo para el reporte a Jefatura de Estudios.
• Si necesitas detectar absentismo selectivo por asignatura: usa la plantilla #02 (semanal). Seguimiento por sesión horaria en ESO y bachillerato para identificar el alumnado que falta a materias concretas.
• Si organizas una excursión o evento puntual: usa la plantilla #03 (evento). Registra participantes con autorización familiar previa, contacto de emergencia y responsable docente conforme al deber de custodia (CC art. 154).
• Si gestionas una actividad extraescolar: usa la plantilla #04 (extraescolar). Referencia al seguro de responsabilidad civil (Ley 10/1990 del Deporte para actividades deportivas), datos del monitor y cuotas.
• Si combinas registro digital con papel: usa la plantilla #05 (digital-híbrida). Diseño minimalista para sincronizar con Alexia, Educamos, Aditio, ClickEdu, Additio o Idoceo.
• Si tu centro es bilingüe o internacional: usa la plantilla #06 (bilingüe ES+EN). Códigos españoles A/F/J/R/E con equivalencia anglosajona P/A/E/L/S para docentes anglófonos.

Cómo cumplimentar la lista con los códigos correctos

1. Selecciona el modelo según el contexto: mensual, semanal, evento, extraescolar, digital-híbrido o bilingüe.
2. Descarga el .docx y ábrelo en Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Los tres respetan A4 vertical con la rejilla de asistencia.
3. Cumplimenta los datos del grupo, tutor, centro y mes: sin identificación clara el registro pierde valor documental para el reporte y la trazabilidad.
4. Explica los códigos de asistencia al inicio: A (asistió), F (falta injustificada), J (falta justificada), R (retraso), E (expulsión disciplinaria). Los códigos deben ser consistentes en todo el registro.
5. Introduce el listado alfabético del alumnado: apellidos y nombre, DNI o NIA (Número de Identificación de Alumno). El orden alfabético facilita el paso de lista.
6. Marca la asistencia diariamente con los códigos correctos: no basta con marcar «presente/ausente»; la distinción entre justificada (J) e injustificada (F) es fundamental para el protocolo de absentismo.
7. Calcula el resumen mensual: totales de A/F/J/R/E por alumno, porcentaje de faltas injustificadas del mes, identificación del alumnado con umbral activado (>=20% habitualmente).
8. Activa el protocolo de absentismo: cuando un alumno supera el umbral, notifica a la familia, comunica a Jefatura de Estudios, deriva a Equipo de Orientación y comunica a Inspección Educativa. En casos graves, comunicación a Servicios Sociales o Fiscalía de Menores (art. 13 LO 1/1996).
9. Archiva los justificantes recibidos: papel o digital, con fecha, motivo (médico, familiar, deber inexcusable), firmante (padre, madre, tutor legal) y días cubiertos. El archivo de justificantes es imprescindible ante una discrepancia con la familia.

Errores frecuentes que comprometen el valor del registro

• Códigos inconsistentes o inventados: usar «sí/no», «X/-» o marcas informales en vez de A/F/J/R/E dificulta el reporte, el análisis de patrones y la activación del protocolo autonómico. La estandarización es imprescindible.
• No distinguir falta justificada de injustificada: marcar todas las faltas iguales impide detectar el absentismo real. Solo las injustificadas activan el protocolo; las justificadas son legítimas y no señalan riesgo.
• Umbral incorrecto: cada CCAA fija su umbral (habitualmente 20% mensual pero varía). Consulta la instrucción de la Consejería de Educación de tu CCAA para el porcentaje concreto.
• No notificar a la familia por escrito: cuando se activa el protocolo, la notificación debe ser por escrito con firma y con fecha, no solo verbal. Sin trazabilidad escrita, la familia puede reclamar que no fue advertida.
• No comunicar a Servicios Sociales cuando procede: en casos graves con indicios de desamparo, negligencia o situación de riesgo del menor, la comunicación a Servicios Sociales y eventualmente a Fiscalía de Menores es obligatoria (art. 13 LO 1/1996). No comunicar puede generar responsabilidad del centro.
• Tratamiento de datos sin base legal RGPD: los datos personales del alumnado en la lista se tratan bajo interés público (art. 6.1.c) y misión de servicio público educativo (art. 6.1.e RGPD). Conservación indebidamente prolongada (más allá del curso + 5 años habituales) o cesión no autorizada vulnera el RGPD y la LOPDGDD.
• Perder la lista sin proteger datos personales: dejar la lista en una mesa accesible, publicarla en el pasillo o compartirla por Whatsapp del profesorado vulnera el RGPD. Debe conservarse en lugar seguro con acceso restringido.

Buenas prácticas del tutor y del centro

• Marca la asistencia al inicio de cada sesión sin excepciones: los primeros 2-3 minutos de la clase son el momento óptimo. Postponerlo lleva a olvidos y a marcas dudosas.
• Usa una plataforma digital como respaldo: sincroniza el papel con Alexia, Educamos, Aditio, ClickEdu o Additio semanalmente. La duplicación digital previene la pérdida física del papel.
• Cierra el mes con precisión: al final del mes calcula los totales y actualiza el porcentaje de faltas injustificadas para cada alumno. Este cierre mensual sistemático activa el protocolo de absentismo a tiempo, no tres meses tarde.
• Coordina con orientación y jefatura de estudios: comparte los datos de asistencia mensualmente con el Equipo de Orientación y con Jefatura de Estudios; los patrones de absentismo detectados temprano tienen intervención más eficaz que los detectados a fin de curso.
• Archiva la lista al final del curso: en la memoria final del grupo, en el archivo del centro. Conservación durante el curso académico + 5 años conforme al principio de limitación del almacenamiento (art. 5 RGPD).

Checklist final antes del cierre mensual

Antes de dar por cerrado el mes de asistencia, verifica que: los datos identificativos están completos (aula/grupo, tutor, centro, mes, total días lectivos); los códigos de asistencia A/F/J/R/E están explicados al inicio del documento; el listado alfabético del alumnado incluye apellidos, nombre y DNI o NIA; se ha marcado la asistencia cada día lectivo del mes usando los códigos correctos; se han calculado los totales A/F/J/R/E por alumno; se han identificado los alumnos con umbral de absentismo activado (>=20% habitualmente); el protocolo de absentismo autonómico se ha activado en los casos que lo requieran (notificación a familia, comunicación a Jefatura de Estudios, derivación a Equipo de Orientación, comunicación a Inspección Educativa, comunicación a Servicios Sociales en casos graves conforme al art. 13 LO 1/1996); los justificantes recibidos están archivados con fecha, motivo (médico, familiar, deber inexcusable), firmante y días cubiertos; el reporte mensual a Jefatura de Estudios está firmado por el tutor y sellado por el centro; hay observaciones sobre patrones detectados (absentismo selectivo por asignatura, sospecha de acoso escolar, alumnado con necesidades específicas de apoyo educativo con citas médicas o terapéuticas); la lista se conserva en lugar seguro con acceso restringido conforme al RGPD Art. 32 (medidas técnicas y organizativas de seguridad); se destruye al final del plazo de conservación (curso + 5 años) conforme al principio de limitación del almacenamiento (art. 5 RGPD).

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el umbral de absentismo escolar en España?

El umbral concreto lo fija cada CCAA en sus instrucciones anuales de la Consejería de Educación. Los umbrales más habituales son 20% de faltas injustificadas mensuales (Andalucía, Cataluña, Comunidad Valenciana, Madrid) o 25% trimestrales en algunas otras CCAA. Los protocolos autonómicos definen las fases: fase inicial (notificación tutorial a la familia), fase intermedia (comunicación a Jefatura de Estudios y derivación a Equipo de Orientación), fase avanzada (comunicación a Inspección Educativa y a Servicios Sociales). En casos graves con indicios de desamparo se comunica a la Fiscalía de Menores conforme al art. 13 de la LO 1/1996 de Protección Jurídica del Menor.

¿Qué motivos son válidos para justificar una falta?

Los motivos habituales aceptados por los centros educativos son: motivos médicos con justificante del profesional sanitario (informe de urgencias, receta médica, cita en atención primaria o especializada); motivos familiares graves (fallecimiento o enfermedad grave de familiar hasta segundo grado, celebraciones religiosas obligatorias); cumplimiento de deberes inexcusables (comparecencia judicial, declaración de testigo, obligaciones administrativas del propio menor); actividades deportivas o culturales federadas con convocatoria oficial. Cada centro concreta los criterios en el Reglamento de Organización y Funcionamiento (ROF). El art. 4.2 de la LODE reconoce el derecho de las familias al respeto a sus creencias, lo que incluye festividades religiosas propias.

¿Es obligatorio el justificante médico para faltas por enfermedad?

Depende del reglamento del centro y de las instrucciones autonómicas. Para faltas cortas (1-2 días) muchos centros aceptan la palabra de la familia sin justificante formal. Para faltas prolongadas (3+ días) o repetidas se suele exigir justificante médico. Los servicios sanitarios pueden emitir justificante de asistencia (art. 5 Ley 41/2002 sobre información asistencial) sin necesidad de un diagnóstico específico. En casos de enfermedades crónicas con faltas periódicas programadas, el centro puede acordar un protocolo específico con la familia y con el Departamento de Orientación.

¿Puedo publicar la lista de asistencia en el aula?

Con matices. La lista con nombres y datos de asistencia es un tratamiento de datos personales del alumnado que requiere base legal (interés público art. 6.1.c y misión de servicio público educativo art. 6.1.e RGPD). Puede exponerse dentro del aula para uso docente y del propio alumnado del grupo, pero no en pasillos, tablones públicos o plataformas accesibles a terceros. La AEPD ha sancionado publicaciones inadecuadas de calificaciones y datos escolares. Consulta las orientaciones específicas de la AEPD sobre protección de datos en centros educativos.

¿Cuánto tiempo debo conservar las listas de asistencia?

Durante el curso académico y hasta 5 años tras su finalización, conforme al principio de limitación del almacenamiento (art. 5.1.e RGPD) y a la disposición adicional 23 de la LOMLOE sobre conservación de documentación académica. Tras ese plazo debe destruirse de forma segura (destrucción certificada si es en papel, borrado seguro si es digital). Algunas CCAA pueden fijar plazos distintos en su normativa autonómica; consulta la instrucción concreta de tu Consejería de Educación.

¿Funcionan estas plantillas en Google Docs y LibreOffice Writer?

Sí. Sube el .docx a Google Drive y ábrelo con Google Docs; los 8 apartados y la rejilla de asistencia se conservan. En LibreOffice Writer también funciona sin problemas. En Microsoft Word 2016 o posterior es donde mejor se respeta el diseño original. Para gestión sistemática de la asistencia, muchos centros combinan la lista en papel con plataformas digitales como Alexia, Educamos, Aditio, ClickEdu, Additio o Idoceo que automatizan los cálculos de porcentajes y las alertas de umbral.

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