Factura pro-forma en Word — 6 plantillas gratis [2026]

La factura pro-forma en Word es una propuesta comercial vinculante que se envía al cliente antes de aceptar un pedido o un proyecto. No es una factura fiscal: no genera IVA repercutido, no se contabiliza como venta y no exige numeración correlativa con la serie de facturas reales. Su función es distinta: comunicar el precio, el alcance y las condiciones para que el cliente apruebe, tramite aduana, pida financiación o pague un anticipo.

Aquí tienes seis plantillas de pro-forma editables y gratuitas para cubrir los escenarios habituales: propuesta de servicios profesionales, venta de mercancía con detalle unitario, exportación con Incoterms 2020, operación con anticipo del 50 %, operación intracomunitaria sin IVA por reverse charge y versión bilingüe español + inglés para clientes internacionales.

Cada plantilla es un archivo .docx editable en A4 vertical con los campos preparados: numeración propia con prefijo PF-, fecha de emisión, fecha de validez, datos del cliente, concepto o desglose, condiciones de pago y total propuesto. Todas incluyen la mención expresa «PRO-FORMA · No es factura fiscal» para que no haya confusión ni por parte del cliente ni por parte del departamento de contabilidad.

Más abajo te explicamos qué pro-forma usar según la operación, cómo rellenarla paso a paso, los errores más habituales al confundirla con una factura fiscal, la diferencia práctica con el presupuesto y una checklist de verificación antes de enviarla al cliente por email.

6 plantillas de factura pro-forma en Word para descargar gratis

Cada pro-forma está optimizada para A4 vertical con los campos comerciales editables, fecha de validez para presionar la decisión sin quedar rígido y mención expresa de que es propuesta, no factura fiscal.

Qué pro-forma usar según la operación

El tipo de operación determina cuál de las 6 plantillas encaja mejor:

• Si envías propuestas de servicios profesionales: usa la #01. Describe el alcance, entregables, plazo e importe propuesto. Cuando el cliente apruebe por email, arrancas el trabajo y emites la factura fiscal con nueva numeración.
• Si vendes productos y necesitas confirmar el pedido: usa la #02 de mercancía. Tabla con referencia, cantidad y precio para que el cliente valide antes de que tú tramites producción o preparación del envío.
• Si exportas fuera de la UE: usa la #03 con Incoterms. Es el formato aduanero estándar que exigen las aduanas y los bancos para autorizar el despacho o abrir una carta de crédito internacional.
• Si necesitas cobrar un anticipo antes de arrancar: usa la #04 con desglose 50 % anticipo + 50 % contra entrega. Cuando entre el anticipo, emite ya la factura fiscal por ese importe (el IVA se devenga con el cobro).
• Si operas B2B con empresas UE registradas en VIES: usa la #05 sin IVA. Aplica reverse charge (Art. 196 Directiva 2006/112/CE) — verifica siempre el VAT number en VIES antes de facturar sin IVA.
• Si el cliente es internacional de habla inglesa: usa la #06 bilingüe ES+EN. Los campos duplicados en los dos idiomas y con mención clara de que es pro-forma, no factura fiscal, para evitar confusiones en el departamento financiero del cliente.

Cómo rellenar la pro-forma paso a paso

1. Elige la plantilla según la operación: servicios, mercancía, exportación con Incoterms, con anticipo, sin IVA intracomunitaria o bilingüe para exterior.
2. Descarga el .docx y ábrelo en Microsoft Word, Google Docs o LibreOffice Writer. Los tres respetan la maquetación A4 vertical y la tabla de datos sin romperla.
3. Numera con prefijo PF-: usa una serie propia (por ejemplo, PF-001/2026) independiente de tu serie de facturas fiscales. Así no rompes la correlativa oficial ni te confundes al hacer el cierre trimestral.
4. Añade fecha de validez: 15 días para operaciones simples, 30 días para propuestas complejas. Sin fecha de validez la pro-forma queda abierta indefinidamente y pierde fuerza de decisión.
5. Rellena tus datos como emisor y los del cliente: nombre o razón social, identificación fiscal y dirección. En exportación, añade el país y el VAT number del comprador.
6. Describe el alcance con precisión: entregables concretos, plazos, condiciones de pago (anticipo, contra entrega, 30 días fecha factura). Cuanto más claro, menos ida y vuelta con el cliente.
7. Incluye la mención expresa «PRO-FORMA · No es factura fiscal» en el pie o en un badge visible. Es la única forma de evitar que el cliente la use como justificante contable o que contabilidad la mande a IVA por error.
8. Guarda en PDF y envía por email. Cuando el cliente la apruebe, emite la factura fiscal real con la numeración correlativa oficial y el IVA e IRPF que correspondan.

Errores frecuentes al emitir pro-formas (y cómo evitarlos)

• Numerar la pro-forma dentro de la serie de facturas oficiales: rompe la correlativa que exige Hacienda. Usa siempre una serie separada (PF-, PRO- o el prefijo que prefieras) para las pro-formas.
• Cobrar sobre la pro-forma sin emitir factura fiscal: cuando entra el cobro (o el anticipo), Hacienda exige factura fiscal en ese momento. La pro-forma no sirve como justificante contable ni deducible.
• Omitir la fecha de validez: sin caducidad, el cliente puede aparecer meses después con la propuesta antigua y precios que ya no aplican. Fecha de validez clara evita renegociaciones incómodas.
• No indicar «pro-forma» con claridad: si el documento parece factura, el cliente puede contabilizarla como tal o pedirte deducir IVA que no has ingresado. Badge grande y visible en cabecera y pie.
• Confundirla con presupuesto: el presupuesto es más flexible y suele describir opciones o alternativas. La pro-forma es una propuesta cerrada, lista para convertirse en factura si el cliente acepta.
• Enviar en Word y no en PDF: el cliente podría editar importes o alcance sin querer. Envía siempre en PDF con el archivo bien nombrado (por ejemplo, «PF-001-2026 Cliente.pdf») y guarda copia en tu carpeta.

Consejos para gestionar tus pro-formas

• Lleva un contador separado de pro-formas: una hoja de cálculo con la serie PF- ordenada por fecha te permite ver cuáles quedan pendientes de decisión y cuáles se convirtieron en factura real.
• Adjunta la pro-forma a la propuesta comercial: si envías por email un documento largo con condiciones y contexto, la pro-forma va como anexo con los importes cerrados. El cliente decide con los dos delante.
• Convierte la pro-forma en factura fiscal cuando el cliente apruebe: cambia el número (nueva serie oficial), quita la mención «pro-forma», ajusta la fecha a la de emisión real y añade los impuestos correspondientes.
• Reutiliza la plantilla como propuesta base: guarda tus datos como emisor ya rellenos y solo cambias los del cliente, el alcance y los importes. Ahorras tiempo y evitas errores en tus datos fiscales.
• Ofrece dos alternativas cuando tenga sentido: para servicios complejos, presentar dos pro-formas (por ejemplo, alcance mínimo y alcance ampliado) ayuda al cliente a decidir sin negociar demasiado el precio.

Checklist antes de enviar la pro-forma al cliente

Antes de enviar la pro-forma al cliente, verifica que: el número lleva el prefijo PF- y no rompe la serie fiscal oficial; la fecha de emisión es correcta; la fecha de validez está indicada (15-30 días recomendado); tus datos como emisor están bien; los datos del cliente (razón social, identificación fiscal, dirección) están comprobados; el alcance o los productos están descritos con claridad; los importes y las condiciones de pago aparecen bien; en exportación, el Incoterm y el país destino están indicados; en operaciones intracomunitarias, el VAT number del cliente está verificado en VIES; la mención «PRO-FORMA · No es factura fiscal» aparece en cabecera o pie; y el archivo se envía en PDF con un nombre claro.

Preguntas frecuentes

¿Qué es exactamente una factura pro-forma?

Es una propuesta comercial vinculante con formato de factura, pero sin efecto fiscal. Comunica al cliente el precio, el alcance y las condiciones antes de que la operación esté cerrada. Cuando el cliente la aprueba y arranca el pedido o el servicio, emites la factura fiscal real con nueva numeración y con IVA e IRPF si aplican. La pro-forma NO se contabiliza como venta, NO genera IVA repercutido y NO puede deducir el cliente.

¿En qué se diferencia la pro-forma del presupuesto?

El presupuesto es más flexible: describe alternativas, opciones o estimaciones aproximadas y suele preceder a la negociación. La pro-forma llega después, ya cerrada, con importes y condiciones definitivas listos para convertirse en factura si el cliente firma o transfiere el anticipo. En operaciones de exportación o para abrir una carta de crédito, la pro-forma es obligatoria; el presupuesto no.

¿Cómo se numeran las pro-formas si ya tengo mi serie de facturas?

Con una serie propia separada. El estándar más habitual es el prefijo PF- (por ejemplo, PF-001/2026) o PRO-001/2026. Nunca uses la misma serie que tus facturas fiscales: rompes la correlativa oficial que exige Hacienda. Lleva un contador simple en un Excel con las pro-formas emitidas y cuáles se convirtieron en factura real.

¿Puede el cliente pagar directamente contra la pro-forma?

Sí, sobre todo cuando es un anticipo o un pago único al confirmar el pedido. Pero recuerda: cuando el cobro entra a tu cuenta, tienes que emitir factura fiscal (aunque sea parcial por el anticipo). El IVA se devenga con el cobro. La pro-forma NO sirve como justificante deducible para el cliente ni como factura para tu contabilidad.

¿La pro-forma es obligatoria para exportar fuera de la UE?

En la práctica sí, para la mayoría de destinos. Las aduanas del país de destino y los bancos que abren cartas de crédito internacionales exigen una pro-forma que incluya código HS de la mercancía, Incoterm (EXW, FOB, CIF, DDP…), país destino, divisa y valor de la operación. Sin la pro-forma correcta, el envío puede quedar retenido en aduanas.

¿Sirve una pro-forma como contrato entre las partes?

Puede servir como acuerdo comercial escrito si el cliente responde por email aceptando expresamente las condiciones (importes, plazos, alcance). No sustituye a un contrato mercantil formal para operaciones complejas o de largo recorrido, pero para un pedido puntual o un servicio acotado la aprobación por email de la pro-forma es suficiente prueba de acuerdo entre las partes.

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