Calculadora de vacaciones en Excel — 6 plantillas [2026]

Saber cuántos días de vacaciones te corresponden y cuánto se cobra cada uno es una de las dudas más frecuentes al cambiar de empresa, irse de viaje a mitad de año o calcular un finiquito. Cada país aplica una regla distinta: España establece 30 días naturales (22 laborables), México empieza con 12 y suma 2 por año hasta 5º (LFT 2023), Colombia da 15 hábiles fijos al año y Argentina varía de 14 a 35 días según antigüedad (LCT art. 150). Estas calculadoras de vacaciones en Excel resuelven el cálculo en menos de tres minutos para los cuatro países más buscados, más una versión proporcional por meses y una bilingüe ES+EN.

Cada plantilla aplica la regla legal correspondiente y calcula automáticamente los días devengados, los días ya disfrutados y el saldo pendiente, tanto en días como en euros (multiplicando el saldo por el salario diario). Los KPIs superiores muestran directamente cuántos días tienes acumulados, cuántos has tomado y el importe que correspondería pagarte si te fueras hoy de la empresa.

Son archivos .xlsx compatibles con Excel 2016 o superior, Google Sheets y LibreOffice Calc, descargables gratis. Cada libro tiene una hoja Calculadora con la fórmula del país y otra Instrucciones con la referencia legal (ET art. 38, LFT art. 76 y 80, CST Colombia art. 186, LCT art. 150-155) para que verifiques que el cálculo es correcto.

Más abajo te explicamos cómo elegir la plantilla adecuada según país y antigüedad, cómo personalizar los días por convenio colectivo (que suele mejorar el mínimo legal) y qué errores evitar al calcular vacaciones parciales o proporcionales por meses trabajados.

6 calculadoras de vacaciones en Excel gratis

Cubren los cuatro países con regla legal específica (España 30d, México LFT, Colombia 15d, Argentina LCT por antigüedad), más una proporcional por meses y una bilingüe ES+EN. Fórmulas reales y porcentajes editables por convenio.

Cómo elegir tu plantilla de ingresos y gastos

Antes de descargar, define para qué la vas a usar. Cada perfil necesita una estructura distinta y una equivocación al elegir hace que tengas que reformatear medio archivo. Esta guía rápida cubre los cinco perfiles más habituales:

• Si trabajas en España con jornada completa: usa la plantilla #01. Aplica los 30 días naturales (22 laborables) del ET art. 38 con cálculo del importe diario en base al salario mensual / 30.
• Si trabajas en México y necesitas saber tu derecho actualizado a LFT 2023: la plantilla #02 calcula los días según la nueva tabla (12 primer año, +2 cada año hasta 5º), suma la prima vacacional obligatoria del 25% (art. 80 LFT) y permite ajustar la antigüedad en una celda azul.
• Si trabajas en Colombia: la plantilla #03 aplica los 15 días hábiles fijos al año (CST art. 186) y calcula el importe en base al salario promedio del último año.
• Si trabajas en Argentina: la plantilla #04 implementa la tabla LCT art. 150 (14/21/28/35 días según antigüedad) y calcula el plus vacacional con la fórmula sueldo mensual / 25 por cada día tomado.
• Si te incorporaste a mitad de año: la plantilla #05 calcula vacaciones proporcionales por meses trabajados (días/año × meses/12), perfecta para liquidar finiquitos de personal que no completó el ejercicio.
• Si tu empresa es internacional: la plantilla #06 (holiday bilingüe ES+EN) deja los días y la tarifa diaria configurables, ideal para expatriados o filiales multipaís.

Cómo editar la plantilla en menos de 5 minutos

1. Descarga el .xlsx que corresponda a tu país y guárdalo con un nombre descriptivo (por ejemplo, vacaciones-juan-2026.xlsx).
2. Rellena tu salario mensual y antigüedad en las celdas azules. El salario diario se calcula automáticamente como sueldo / 30 (España, MX, Colombia) o sueldo / 25 (Argentina para plus vacacional).
3. Introduce los días ya disfrutados en la fila correspondiente. El saldo pendiente y el importe en € se recalculan automáticamente.
4. Ajusta los días por convenio si mejoras el mínimo legal. Muchos convenios colectivos elevan los 30 días de España a 32-35; en LATAM también hay convenios que superan el mínimo de ley. Edita la celda azul con tus días reales.
5. Lee los KPIs superiores: días devengados (los que te corresponden), días disfrutados (los que ya tomaste) y saldo en € (lo que deberían pagarte si te fueras hoy).

Consejo práctico: guarda una copia mensual del archivo para tener histórico. Así puedes comparar la evolución de tus ingresos y gastos a lo largo del año sin sobrescribir datos pasados.

Errores comunes al usar plantillas de ingresos y gastos

• Confundir días naturales y hábiles: España son 30 naturales (incluye sábados y domingos = 22 laborables). Colombia son 15 hábiles (sin sábados ni domingos = 21 calendario aproximadamente). No los mezcles al hacer el cálculo del importe.
• Aplicar la tabla LFT vieja en México: hasta 2022 los trabajadores nuevos sólo tenían 6 días el primer año. Con la reforma de diciembre 2022 son 12 días desde el primer año. Si tu plantilla calcula 6, está desactualizada.
• Olvidar la prima vacacional en México: la LFT art. 80 obliga a pagar un 25% extra sobre el sueldo de los días de vacaciones. La plantilla #02 lo añade automáticamente.
• Calcular vacaciones proporcionales con regla del mes en lugar del día: el cálculo correcto es (días año × días trabajados) / 365 no (días año × meses trabajados) / 12. Para precisión, ajusta a días.
• No actualizar el salario base al cambio de año: las vacaciones se pagan al salario del momento del disfrute, no al del momento de devengo. Si tienes subida en enero, las vacaciones de febrero se cobran al nuevo salario.

Checklist final antes de cerrar el archivo

Antes de pedir vacaciones a RRHH o liquidarlas en un finiquito, revisa este control rápido: los días anuales coinciden con tu país y convenio (no sólo el mínimo legal), la antigüedad introducida es la real, el salario mensual está actualizado a la subida vigente, los días ya disfrutados son los que aparecen en tu historial RRHH y el importe en € del KPI3 cuadra con la fila TOTAL al pie (saldo × salario diario). Si hay desviación, contrasta con tu departamento de RRHH antes de firmar — los errores de cálculo de vacaciones suelen ser fuente de conflicto al cesar.

Preguntas frecuentes

¿Las vacaciones se pueden compensar económicamente en lugar de disfrutarlas?

Sólo en el caso de finiquito. Durante la relación laboral, las vacaciones deben disfrutarse en especie (días libres); compensarlas en dinero es ilegal en España y en la mayoría de países LATAM. Al cesar sí se liquidan en dinero las que no se hayan podido disfrutar.

¿Cuántos días de vacaciones tengo si trabajo media jornada?

Los mismos que un trabajador a jornada completa (30 naturales en España, 15 hábiles en Colombia, etc.). Lo que cambia es el importe pagado: se calcula sobre tu salario real, que ya está prorrateado. La plantilla funciona igual: introduce tu salario real (no el equivalente a jornada completa).

¿Las vacaciones caducan si no las tomo?

En España, las vacaciones del año natural deben disfrutarse antes del 31 de diciembre (con posibilidad de aplazar hasta 18 meses si hay IT, maternidad, etc.). En México pueden acumularse hasta 18 meses. En Colombia se pueden compensar hasta el 50% si el empleador lo autoriza. Consulta tu convenio.

¿Puedo personalizar la plantilla para mi convenio que mejora la ley?

Sí. Edita la celda azul de Días anuales con los días que indique tu convenio colectivo (por ejemplo, 32 en lugar de 30). El resto del cálculo se recalcula automáticamente.

¿La plantilla incluye fines de semana y festivos en el cálculo de días hábiles?

No automáticamente — Excel calcula días naturales por defecto. Para convertir a hábiles, usa la función =DIAS.LAB.INTL(inicio; fin) indicando los festivos como lista. La plantilla #03 (Colombia) ya usa días hábiles por defecto.

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